С 1 января 2004 года начинает действовать новая форма трудовой книжки. Как правильно ее оформлять, сказано в недавно появившейся инструкции Минтруда.

Т.Н. Шубникова, эксперт АГ «РАДА»

Новые бланки трудовой книжки и вкладыша в нее приведены в постановлении правительства от 16 апреля 2003 г. № 225. При их заполнении нужно руководствоваться инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – постановление № 69).

Как завести новую трудовую книжку

Новую трудовую книжку нужно оформлять при приеме на работу граждан, у которых ее пока нет. А вот старые книжки менять на новые не нужно.Заводить трудовые книжки работникам могут только фирмы. Предприниматели на это права не имеют.Трудовую книжку оформляют на каждого работника, который проработал в организации больше пяти дней.На работника, который впервые устроился на работу, трудовую книжку заводят в его присутствии. Сделать это нужно в течение недели с момента принятия его на работу. В этом случае с работника удерживается плата. Она равна стоимости приобретения бланка трудовой книжки.

Как заполнить трудовую книжку

Трудовая книжка состоит из трех частей:– титульный лист;– сведения о работе;– сведения о награждении.

Титульный лист

На титульном листе нужно указать следующие сведения о работнике:– фамилию, имя, отчество;– дату рождения (число, месяц, год); – образование, профессию, специальность.Эти записи делаются на основании паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (например, военного билета), а также документов об образовании или бумаг, которые подтверждаютналичие специальных знаний (например, аттестата).В нижней части титульного листа ставится дата заполнения трудовой книжки. Правильность внесенных сведений заверяют своими подписями сам работник и лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. После этого нужно поставить печать фирмы.

Сведения о работе

Данный раздел состоит из нескольких граф:– графа 1 «Номер записи»;– графа 2 «Дата (число, месяц, год)»;– графа 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении»;– графа 4 «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись».При оформлении приема на работу в графе 3 в виде заголовка нужно написать полное наименование фирмы. Кроме того, в эту графу можно внести ее сокращенное название.Строчкой ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи. В графе 2 указывается дата приема сотрудника на работу.Запись о должности, специальности, профессии с указанием квалификации вносится в графу 3. В этой же графе нужно будет указывать сведения о переводе на другую постоянную работу или увольнении работника. Все эти записи вносятся в трудовую книжку на основании приказа руководителя. Дату и номер этого приказа нужно поставить в графе 4. Все записи в трудовой книжке нужно делать без сокращений.Если человек увольняется, то запись об этом нужно сделать непосредственно в день увольнения. В остальных случаях отразить сведения в трудовой книжке надо в течение недели с момента составления приказа.Обратите внимание, что сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку только по желанию работника.Пример В ЗАО «Меридиан» 15 января 2004 года принята на должность бухгалтера Ю.В. Шевелева (приказ от 15 января 2004 г. № 5/К). С 1 июля 2004 г. ее перевели на должность главного бухгалтера (приказ от 1 июля 2004 г. № 25/К).Работник кадровой службы фирмы заполнил раздел «Сведения о работе» так:

Сведения о работе

№ записи	Дата
	число	Месяц	год
1	2			3	4
				Закрытое акционерное общество «Меридиан»
3	15	01	2004	Принята на работу на должность бухгалтера	Приказ № 5/К от 15.01.2004 г.
4	01	07	2004	Переведена на должность главного бухгалтера	Приказ № 25/К от 01.07.2004 г.

– конец примера – Работника нужно ознакомить с каждой новой записью, внесенной в его трудовую книжку. После этого он должен расписаться в разделе III личной карточки (форма № Т-2) напротив аналогичной записи. Она утверждена постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26.ПримерИспользуем данные предыдущего примера.В личной карточке Ю.В. Шевелевой были сделаны следующие записи:…

III . ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Дата	Структурноеподразделение	Профессия(должность), разряд, класс(категория) квалификации	Оклад (тарифнаяставка), надбавка,руб.	Основание	Подписьвладельцатрудовойкнижки
1	2	3	4	5	6
15.01.2004	Бухгалтерия	Бухгалтер	5000	Приказ № 5/К от 15.01.2004	Шевелева
01.07.2004	Бухгалтерия	Главный бухгалтер	10 000	Приказ № 25/К от 01.07.2004	Шевелева

… –конец примера–Запись об увольнении сопровождается ссылкой на статью и пункт Трудового кодекса, по которым увольняется работник. Она заверяется печатью организации или отдела кадров и подписью человека, который отвечает за ведение трудовых книжек. Кроме этого, должен поставить свою подпись и сам работник. Тем самым он подтверждает, что ознакомился и согласен со всеми записями, которые сделаны в его трудовой книжке за время работы на фирме.ПримерП.И. Ветров работал менеджером в ООО «Стрела». 12 ноября 2003 года он был уволен по причине прогула (подп. «а» п. 6 ст. 81 Трудового кодекса). В этот же день об этом был составлен приказ № 24.За ведение трудовых книжек работников фирмы отвечает генеральный директор «Стрелы». Он сделал в трудовой книжке Петрова следующую запись:

Сведения о работе

№записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1		2		3	4
5	12	11	2003	Уволен по причине прогула	Приказ № 24
				(подпункт «а» пункта 6	от 12.11.2003 г.
				статьи 81 Трудового кодекса РФ)
				Генеральный директор ООО
				«Стрела»: Яковлев (Яковлев)
				Ознакомлен: Ветров (Ветров)

–конец примера– В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку. По заявлению родственников ее можно выслать по почте.

Сведения о награждении

В этом разделе делаются записи о вручении работнику государственных наград, почетных грамот, о присвоении званий, а также о различных поощрениях, предусмотренных коллективными договорами.Если фирма регулярно выплачивает своим сотрудникам премии, которые предусмотрены системой оплаты труда (положением о заработной плате, трудовым договором), отражать это в трудовой книжке не надо.Записи о взыскании не вносятся в трудовую книжку. Если, конечно, оно не является основанием для увольнения работника.

Внесение изменений и исправлений

Сведения об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения работника вносятся в трудовую книжку на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака и т. д. В этом случае необходимо сделать ссылку на номер и дату этих документов. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой, а рядом записать новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Каждая ссылка заверяется подписью руководителя или специально уполномоченного им лица. После этого нужно поставить печать фирмы.При обнаружении неправильной записи в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» ее нужно исправить. Зачеркивать ее нельзя. Нужно написать, что она недействительна. После этого необходимо сделать правильную запись. Исправление вносит та фирма, которая допустила ошибку. В случае реорганизации фирмы правильную запись сделают на том предприятии, на котором сотрудник работает в настоящее время.Пример Водитель Р.Г. Александров принят на работу в ЗАО «Березка» 1 мая 2003 года. В этот день руководитель подписал приказ № 52 о его назначении на работу.Заполняя книжку, специалист отдела кадров ошибочно указал в ней неправильную дату – 11 мая 2003 года. В тот же день он обнаружил эту ошибку и исправил ее.Для этого в трудовой книжке Р.Г. Александрова сделаны такие записи:

Сведения о работе

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Закрытое акционерное общество «Березка»
8	01	05	2003		Приказ № 52 от 11.05.2003 г.
9	01	05	2003	Запись за № 8 недействительна
10	01	05	2003	Принят на работу на должность водителя	Приказ № 52 от 01.05.2003 г.

–конец примера– Сведения о получении работником новой профессии или специальности вносятся в трудовую книжку с указанием разряда, класса или уровня его квалификации. Например, если бухгалтер получил профессию юриста, в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки указываются:– в графе 1 – порядковый номер записи;– в графе 2 – дата получения второй профессии;– в графе 3 – запись: «Установлена вторая профессия «юрист»;– в графе 4 – наименование документа о получении новой профессии, его номер и дата.Фирма может поменять свое наименование. Об этом в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Фирма такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». В графе 4 указывается приказ (распоряжение) руководителя, на основании которого переименована фирма, а также его номер и дата.

Когда выдается дубликат или вкладыш

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:– трудовая книжка потеряна;– в ней есть запись об увольнении, которое признано незаконным;– книжка пришла в негодность.В случае потери трудовой книжки работник должен немедленно заявить об этом в ту фирму, которая вносила в нее последнюю запись. Эта фирма выдаст дубликат. Для этого в новую трудовую книжку вносятся только те сведения, которые можно подтвердить документально. Записи по каждому прежнему месту работы не делаются. Нужно указывать только общее число лет, месяцев и дней трудового стажа, а также сведения о последнем месте работы. Фирма обязана выдать работнику новую трудовую книжку не позднее 15 дней с момента подачи им заявления. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении, которая признана незаконной, по заявлению работника фирма выдает ему дубликат. В нем повторяются все записи, кроме той, которая признана незаконной. Также поступают и в том случае, если трудовая книжка пришла в негодность.Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то необходимо завести вкладыш. В самой трудовой книжке ставится штамп «Вкладыш выдан» и указываются его серия и номер.Обратим внимание, что без трудовой книжки вкладыш недействителен.

Хранение трудовых книжек

Руководитель своим приказом назначает ответственного за хранение трудовых книжек. Чаще всего это работник отдела кадров или бухгалтер. В их обязанности входит ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге регистрируются все принятые от сотрудников трудовые книжки. Забирая свою трудовую книжку, работник расписывается в книге учета и личной карточке.Бухгалтерия ведет приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Чтобы получить эти бланки, ответственный за их ведение подает в бухгалтерию заявку. В конце месяца он должен отчитаться за полученные бланки.Форма бланка учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также форма бланка приходно-расходной книги утверждены постановлением № 69.

Если таковые документы в фирме не ведутся, то это серьезное нарушение закона.

Доказать наличие трудового стажа за этот период работы будет невозможно, а значит он не будет учтен при начислении пенсии. Поэтому знать, как заполняется трудовая книжка, необходимо всем работающим.

В статье представлена инструкция о порядке заполнения трудовых книжек.

ТК – документ, касающийся трудовой деятельности человека.

Все вопросы, относительно порядка ее ведения, оговорены в Трудовом кодексе и соответствующих правительственных Постановлениях (№ 225 от 16.04.2003 г.), Постановлении и Письме Минтруда РФ (№ 69 от 10.10.2003 г.ст.5.27 ; № 656-6-0 от 18.03.2008 г.).

Ответственные лица

Ответственность за наличие трудовых книжек, оформленных каждому работнику предприятия, ложится на плечи руководителя предприятия.

Руководитель издает приказ о назначении работника, отвечающего за правильное заполнение, учет и хранение этих документов. Им же назначается другой работник, который может подменить главного ответственного во время его отсутствия. Обычно это работники кадровой службы (ОК).

Требования к ведению трудовой книжки

Общие сведения

ТК заводится на каждого сотрудника, проработавшего на фирме не менее 5 дней. Для них эта работа должна быть основной.

Это также и сезонные, временные и внештатные трудящиеся, на которых тоже распространяется социальное страхование.

Записи в ТК делаются полностью, без сокращений (во избежание их неправильного прочтения), синим, фиолетовым или черным шрифтом.

Каждая из записей начинается с отдельной строки и снабжается своим порядковым номером. Даты в них отображают так:

• день и месяц – 2 цифры;
• год – 4 цифры.

Ведется ТК на государственном языке РФ. А на территориях автономных республик она может вестись на двух языках – русском и национальном.

Состоит ТК из трех разделов:

• В первом – на титульном листе – отражаются сведения о работнике – его фамилия, имя и отчество в именительном падеже без сокращений. Также здесь указывается его образование, профессия или специальность. Организация, выдающая ТК, ставит на этом листе печать.
• Второй — данные о работе сотрудника.
• Третий — содержит сведения о его награждениях.

В двух последних разделах обязательно указываются документы, на основании которых делается каждая запись. Обычно это номера соответствующих приказов с их датами.

Правила и порядок заполнения трудовой книжки

В раздел «информации о работе» вносятся все данные о поступлении, перемещении, учебе во время работы, связанной с повышением квалификации, службе в армии или других специальных структурах и т.п.

Также отображаются здесь сведения о переименовании предприятия или отдельной его структуры, данные об увольнении работника и другие.

Причем последние сведения удостоверяются ни только подписью ответственного лица, но и самого работника.

В графу для записи вписывается название предприятия, его структурного подразделения и должность работника.

В последний раздел ТК вносятся те награждения, которые оговариваются в трудовом кодексе РФ или коллективном договоре организации. Предоставление таких поощрений не обязательно и не постоянно. В соответствующее поле вносится наименование компании, должность работника и вид поощрения. Рядом, в следующей графе дается ссылка на соответствующее основание. Премии здесь не отражаются.

Особые ситуации

1. Если во время работы сотрудника в компании происходит смена ее наименования, либо структурные изменения, касающиеся конкретного ее подразделения, то это обязательно отражается в ТК и заверяется уже новой печатью данной организации.
2. При смене фамилии работника, его старая фамилия перечеркивается, а сверху пишется новая. Рядом на корочке расшифровывается основание замены записи с печатью и подписью ответственного лица. Это единственно допустимое перечеркивание в ТК.
3. Если после незаконного увольнения сотрудника, суд обязывает работодателя восстановить его на работе, то вносится запись, аннулирующая предыдущие сведения о его увольнении со ссылкой на документ-обоснование данного решения.
4. В случае смерти работника отражается информация о прекращении трудового договора с указанием даты смерти из соответствующего свидетельства.
5. Если страниц для всех записей в ТК не хватает, то оформляется вкладыш к ней. Правила его заполнения не отличаются от общих правил, и он подшивается в ТК.

Аккуратное и правильное заполнение ТК на каждом этапе трудовой деятельности намного облегчит процесс оформления пенсии.

Хранение и учет трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши к ним и бланки – документы строгой отчетности. В отделе кадров, где хранятся ТК, ведется книга их учета.

В ней отражаются полные сведения о движении всех этих документов вне зависимости от того новые ли они или были выданы другой организацией.

Другими словами – информация о ТК всех сотрудников данного учреждения (бывших и нынешних).

Книга эта пронумерована, прошнурована и заверена печатью руководителя организации. Учет бланков ТК ведется бухгалтерией предприятия — аналогичным образом.

ТК постоянно хранятся в отделе кадров. В исключительных случаях они могут выдаваться по требованию работника под расписку и на строго оговоренное время.

При увольнении работника она выдается ему, о чем он расписывается в книге регистрации. Если по непонятным причинам сотрудник не забрал ТК, то она находится в ОК еще 2 года, хранясь отдельно от всех других документов. После этого она передается в архив предприятия, где хранится последующие 75 лет.

Ошибки при заполнении: что делать?

Так как все сведения в трудовую книжку вносятся вручную, то нет гарантии отсутствия ошибок при ведении записей.

Исправление ошибок, допущенных при заполнении данного документа, проводится только по следующим правилам:

1. Неправильные сведения признаются недействительными. Об этом делается соответствующая запись. Ниже под следующим номером вносится правильная запись.
2. При нарушении нумерации информации, исправления делаются аналогично вышеуказанным. Вся запись под неправильным номером признается недействительной. А затем она повторяется под новым номером.
3. В случае незначительной ошибке в личных сведениях о сотруднике (буква в имени, фамилии и т.п.), обнаруженной при его приеме на новое место работы во время сверки документов, она исправляется предыдущим работодателем или там, где была допущена эта неточность.
4. Неверные записи на титульном листе не исправляются. В этом случае бланк ТК считается испорченным и уничтожается, о чем составляется соответствующий акт. А работнику взамен нее выдается новая ТК с правильными сведениями.

Перечеркивание неправильной записи запрещено. Такой документ считается недействительным.

Заполнение дубликата ТК

В случаях утери ТК, ее повреждении, при наличии в ней записей, аннулированных судебными решениями, при стихийном бедствии, ЧП на предприятии и т.п. возникает необходимость выдать дубликат ТК.

В обычных ситуациях работник подает заявление в кадровую службу о выдаче дубликата ТК и указывает причину этого.

Документ оформляется в срок до 15 рабочих дней. На его титульном листе обязательно указывается «Дубликат».

В случае если некоторые записи в испорченном документе невозможно восстановить, необходимо документальное подтверждение стажа за соответствующее им время. Лишь тогда документ возможно восстановить.

При выдаче дубликата ТК кадровый работник делает соответствующую запись в журнале учета ТК.

В чрезвычайных ситуациях трудовой стаж для оформления ТК определяется специальной комиссией, которой предоставляются все необходимые для этого бумаги. Если же восстановить факт работы человека в то или иное время не представляется возможным, недостающие сведения можно восполнить с помощью 2-3 свидетельских показаний. Об этом комиссия составляет соответствующий акт.

Порядок заполнения трудовой книжки - последовательность действий по внесению записей в главный документ сотрудника, который отражает факт трудоустройства и подтверждает его рабочий стаж. По записям в этом документе происходят начисления пенсионных выплат, поэтому важно правильно внести все записи в этот документ. За ошибки, допущенные при внесении данных, отвечает работодатель. Расскажем, как заполняется трудовая книжка и дадим образец оформления трудовой книжки 2019 года.

Какими нормативными актами руководствоваться

В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется статей 66 ТК РФ . Кроме того, нужно упомянуть два других основополагающих документа.

Образец и правила заполнения трудовой книжки утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей.

Помимо инструкции, которая отвечает на вопрос: как правильно вносятся записи в трудовой книжке (2019 год) — существуют также Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 .

Кто в ответе за грамотность оформления

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

• даты вписывают арабскими цифрами в формате «17.05.2019»;
• используют перьевую, гелиевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
• не применяют сокращений;
• не зачеркивают записи при исправлении (не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
• Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
• информацию о профессии и образовании тоже на основании соответствующих документов;
• подпись работника должна заверить сведения.

Образец заполнения трудовой книжки 2019

Бланк трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Образцы покажут, как заполнять трудовую книжку (2019) по разделам и как должна выглядеть титульная страница.

Документ содержит три части:

• титульная часть — основные сведения о работнике;
• сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
• сведения о награждениях.

Рассмотрим, как правильно заполнить каждую часть книжки.

Заполнение титульного листа

Титульный лист нужно оформлять особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк книжки в негодность.

На этой странице трудовой должна содержаться следующая информация:

• Ф.И.О. владельца;
• дата его рождения;
• образование (среднее, среднее специальное, высшее);
• наименование профессии, как в дипломе;
• дата открытия книжки;
• подпись лица, заполнявшего бланк;
• печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только по данным документов, которые предоставил работник. Это должны быть паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Титульный лист трудовой книжки (2019) выглядит следующим образом:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

1. Порядковый номер текущей записи.
2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, переводов на другую должность.
4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел должны быть включены в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и так далее.

Реорганизация предприятия также отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении.

Не нужно говорить о том, насколько важно правильное заполнение трудовой книжки (2019) — ведь от этого могут зависеть размеры будущей пенсии работника, других социальных выплат

При переводе

Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки.

Различают два вида переводов:

• внутренний — работник меняет должность, находясь в одной организации;
• внешний — меняется работодатель. При этом предыдущий трудовой договор разрывается и заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки записывают «переведен на должность... » и указывается новая должности и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указывается номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях нужно указать должность работника.

При совместительстве

Сюда же могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Записьв книжке также производится на основании предоставленных документов из другой организации. То есть работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

• полное и сокращенное название организации;
• наименование должности работника;
• дату принятия на работу;
• реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое считается основной работой, издает приказ о внесении дополнительной записи в трудовую книжку. Формулировку можно увидеть, открыв наш образец, как правильно заполнить трудовую книжку при совмещении.

При увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третье графе указываются основания увольнения, а в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение трудового договора.

Эти записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то все это должен осуществлять руководитель организации.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом трудовой книжки, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

• вручение государственных наград (а также присвоения почетных званий);
• награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
• трудовые поощрения, прописанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

• 1 графа — порядковый номер записи;
• 2 графа — дата награждения;
• 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
• 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Внесение исправлений

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, могут изменяться. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

1. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
2. В графе 3 фиксируется изменение названия организации. При этом указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
3. В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №... считать недействительной». После чего должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

• повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
• указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Вкладыш

После того, как все чистые страницы в трудовой будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

• заполняются личные данные сотрудника;
• проставляется дата;
• заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
• записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Количество вкладышей, которое может быть у работника, законодательно не установлено.

Как и к трудовой, к оформлению вкладыша тоже есть свои требования:

• обложка должна быть неповрежденной;
• недопустимо исправление ошибок;
• вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
• если вносятся изменения в саму трудовую, они должны быть внесены в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ был у работника, то для восстановления он должен обратиться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, нужно подать соответствующее заявление, которое должно быть рассмотрено в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника могут попросить документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху должно быть написано «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы заполняются на основе предоставленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

• в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
• по центру — слово «Заявление»;
• далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
• дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.

Важно помнить, что с 01.07.2018 в силу вступил новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования у оформлению документов», который внес небольшие изменения в порядок заверения копии трудовой книжки.

Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:

1. Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.
3. Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.
4. Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.
5. Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
6. Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).

Работодатель обязан организовать работу по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек. Ответственность внутри предприятия перед руководителем за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) руководителя предприятия (п. 45 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16. 04. 2003 № 225).

Здесь необходимо отметить, что в случае проверки работы службы персонала государственный инспектор труда в обязательном порядке наряду с другими документами потребует предоставить и приказ о назначении ответственного за ведение, учет и выдачу трудовых книжек. Причем чаще всего инспектор сначала задает вопрос о том, кто ведет трудовые книжки работников и при этом просит представить его лично. И уже после этого просит показать приказ, подтверждающий, что именно этот работник отдела кадров уполномочен вести трудовые книжки.

В случае отсутствия данного приказа государственный инспектор труда обязательно вынесет предписание об устранении нарушения трудового законодательства. Поэтому лучше сразу издать такой приказ, не доводя дело до крайности.

Последствия нарушения законодательства о труде (ст. 5. 27 КоАП РФ):

Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда:

1) для лиц, ранее подвергшихся административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, это нарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;

2) наложение административного штрафа на организацию в размере от 300 до 500 минимальных размеров оплаты труда.

Издавая такой приказ, руководитель предприятия не должен ограничиться только указанием должности – «возложить ответственность за ведение, хранение и учет трудовых книжек на инспектора по кадрам». Необходимо указать еще и фамилию, имя, отчество, поскольку речь идет о наделении специальными полномочиями конкретного лица .

В приказе (распоряжении) необходимо также отметить, что в случае направления ответственного работника в командировку, предоставления ему отпуска или отсутствия на работе по уважительным причинам его обязанности передаются начальнику отдела (Рис. № 1).

Рис.1 Образец приказа о назначении ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек

В данном приказе крайне нежелательно распределять функции, связанные с ведением, учетом и хранением трудовых книжек между несколькими работниками. Например, за одним инспектором по кадрам закреплена функция по заполнению трудовых книжек, а за вторым – функции по учету и хранению. Потому, что с одной стороны, это противоречит «Правилам ведения трудовых книжек», согласно которым работодатель должен назначить одно специально уполномоченное лицо. С другой – ослабляет контроль за выполнением приказа.

В случае увольнения работника, ответственного за ведение трудовых книжек, его полномочия передаются другому работнику или переходят к руководителю предприятия на время, пока не будет найдена замена. Кстати, работник, отвечающий за ведение трудовых книжек, не вносит в свою книжку записи и не заверяет их – записи заверяются или руководителем предприятия или специально выделенным на эту разовую кадровую операцию работником.

Передача полномочий по ведению, учету и хранению трудовых книжек увольняющегося работника, оформляется соответствующими приказами:

– при переводе на вакантную должность другого работника ответственность по ведению, учету и хранению трудовых книжек отражается в приказе о переводе (рис.2);

Рис.2 Образец приказа о переводе на вакантную должность инспектора отдела кадров с возложением ответственности по ведению, учету и хранению трудовых книжек

– если на работника , чья трудовая функция не связана с трудовыми книжками (например, офис – менеджер), на условиях совмещения возлагается обязанность увольняемого работника по ведению, учету и хранению трудовых книжек , то передача полномочий закрепляется в приказе о совмещении должностей (рис.3);

Рис.3 Образец приказа о совмещении должностей с закреплением обязанностей по ведению, учету и выдачей трудовых книжек

– если эти полномочия возложены на второго инспектора по кадрам , то при этом издается специальный приказ (рис.1).

2. Образец новой трудовой книжки

Рис.4 Титульный лист трудовой книжки

Рис.5 Форма трудовой книжки

Рис.6 Форма вкладыша трудовой книжки

Рис. № 7 Форма разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»

3. Оформление трудовой книжки

Давайте подробно рассмотрим, как заполняется трудовая книжка. Если работнику впервые заводится трудовая книжка, то она заполняется только в присутствии этого работника уполномоченным представителем администрации предприятия. Записи вносятся перьевой, шариковой, гелевой ручкой или ручкой-роллером, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки и заверяются подписью специально уполномоченного лица и печатью.

Трудовая книжка ведется на русском языке (государственном). Однако на территории республики, входящей в состав Российской Федерации и установившей свой государственный язык – на русском языке и на государственном языке этой республики.

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш), о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении работники службы персонала обязаны ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке, в которой повторяется точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

Оформление титульного листа

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки (рис.8):

1) фамилия, имя, отчество работника записывается полностью (без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и разборчиво на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

2) дата рождения указывается полностью на основании паспорта, свидетельства о рождении или иного документа, удостоверяющего личность. Например, «12 июля 1968 г.»;

3) сведения об образовании указываются на основании соответствующего документа (аттестата, удостоверения, диплома, студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т. п.). Все сведения записываются согласно Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО):

– основное общее образование – работник окончил среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей, гимназию;

– среднее (полное) общее образование – работники, обучающиеся в средних специальных учебных заведениях (техникумах, колледжах), но не окончившие их;

– начальное профессиональное образование – работник окончил профессионально-техническое училище или приравненные к ним учебные заведения;

– среднее профессиональное образование – работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж)

– неполное высшее образование – работник, окончивший три курса высшего учебного заведения;

– высшее образование;

– послевузовское образование.

4) профессию и специальность указывают на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или другого надлежаще оформленного документа.

Дата заполнения трудовой книжки также указывается полностью, как и дата рождения.

Рис.8 Образец заполнения титульного листа трудовой книжки

После чего работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. А лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек ставит свою подпись в конце первой страницы (титульный лист) трудовой книжки. Слово «разборчиво» означает, сто фамилия ответственного лица должна быть указана без графических сокращений и объединений с инициалами. После этого в специально обозначенном месте (М.П.) проставляется оттиск печати службы персонала, а в случае отсутствия таковой, оттиск печати предприятия.

Порядок внесения изменений в записи на титульном листе

Изменения фамилии, имени, отчества и даты рождения производятся администрацией по месту работы на основании документа (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату выдачи этих документов.

Изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. При этом прежняя фамилия, имя, отчество или дата рождения зачеркивается одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью службы персонала (рис. 7, 8).

Рис.9 Образец внесения изменений в графе «фамилия» титульного листа трудовой книжки

Рис.10 Образец внесения изменений в графе «Дата рождения» титульного листа трудовой книжки

Изменение (дополнение) записей о полученном новом образовании, профессии, специальности производится путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей. Например, если у работника было начальное профессиональное образование, а он закончил колледж, то соответственно его образование стало среднее профессиональное. В графе «Образование» через запятую указывается «среднее профессиональное» (рис.11).

Рис.11 Образец внесения изменений в графе «Образование» титульного листа трудовой книжки

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Все сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, награждении вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока.

Даты во всех разделах трудовых книжек записываются арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник принят на работу 12 декабря 2005 года, в трудовой книжке делается запись: «12. 12. 2005».

Все записи, вносимые в трудовую книжку, нумеруются (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника) и производятся аккуратно и подробно, без сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. д.

Не надо заверять подписью и печатью каждую запись, вносимую в разделе «Сведения о работе». Подпись ответственного за ведение, учет и выдачу трудовых книжек, и печать предприятия (службы персонала) проставляется только после записи об увольнении.

Внесение записей в трудовую книжку нового сотрудника начинается с записи наименования предприятия. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается в виде заголовка полное наименование предприятия, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Причем данная запись не нумеруется. Например, если у организации ОАО «Фирменные колбасы» есть сокращенное наименование, т. е. в уставе организации записано, что ее сокращенное наименование – ОАО «ФК», то в соответствии с п. 3. 1 Инструкции после полного приводится это сокращенное наименование (рис.12).

Рис.12 Образец внесения записи наименования предприятия в трудовую книжку

Далее вносится запись о приеме на работу, для чего в графе 1 проставляется номер вносимой записи, а в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (рис.13).

Записи о наименовании работы или должности, на которую принят работник, производятся в соответствии с наименованиями профессий, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих (по отраслям), Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов или в соответствии со штатным расписанием.

В случае если выполнение работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано с предоставлением льгот или определенных ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. В противном случае, работник лишается права на данные льготы (например, льготной пенсии).

Рис.13 Образец записи о приеме на работу в трудовую книжку

В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Во время своей трудовой деятельности работник может повысить свой разряд или класс (водитель) о чем в трудовой книжке производится соответствующая запись (рис.14).

Рис.14 Образец записи в трудовой книжке об изменении разряда

Кроме того, работник может освоить вторую специальность (профессию) о чем в трудовую книжку вносится запись с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, наладчику оборудования в производстве пищевой продукции была установлена вторая профессия «Электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования» с присвоением 3-го разряда. В данном случае в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается соответствующая запись, в графе 4 указывается номер удостоверения и дата выдачи (рис.15).

Рис.15 Образец записи в трудовую книжку об установлении второй профессии

В случае если при установлении второй профессии на работника приказом возлагаются обязанности по выполнению этих работ (рис.16), то в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки делается следующая запись (рис. 17).

Рис.16 Образец приказа об установлении второй профессии с возложением дополнительных обязанностей

Рис.17 Образец записи в трудовую книжку об установлении второй профессии с возложением дополнительных обязанностей

Довольно часто в штатное расписание вносятся дополнения или изменения в части наименования должностей (профессий) в связи с соответствующими изменениями или дополнениями, вносимыми в квалификационные справочники. Эти изменения (дополнения) вносятся в трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя (рис.18) в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата изменения должности (профессии), в графе 3 делается соответствующая запись, а в графе 4 указывается номер приказа, которым вносятся изменения в штатное расписание.

Рис.18 Образец записи в трудовую книжку о внесении изменения наименования должности

Внесение записи о переименовании предприятия в трудовую книжку

В последнее десятилетие довольно часто происходят переименования организаций. Эти переименования необходимо отражать в трудовых книжках работников данных организаций. В этом случае отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается соответствующая запись (рис.19). В графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. В данном случае присвоение номера записи и дата ее внесения не производится.

Рис.19 Образец записи в трудовой книжке о переименовании предприятия

Внесение записи о времени службы в составе Вооруженных сил России

Согласно п.21 Правил в трудовую книжку по основному месту работы вносятся записи о времени военной службы в соответствии с ФЗ «О военной обязанности и военной службе», службе в органах внутренних дел и таможенных органах.

Время службы в Вооруженных Силах России определяется по записи в военном билете (дата и номер приказа Министра обороны России о призыве на военную службу и увольнении с нее) (рис.20).

Рис. 20 Образец внесения записи о времени службы составе Вооруженных сил России

Внесение записей о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В трудовую книжку по месту работы вносится с указанием соответствующих документов запись о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Внесение записей о непрерывном трудовом стаже

Внесение записей о непрерывном трудовом стаже в трудовую книжку производятся в следующих случаях:

– если непрерывный трудовой стаж восстановлен в установленном порядке.

Согласно п.23 Правил ведения трудовых книжек внесение записи о восстановлении непрерывного стажа в трудовую книжку работника производится по последнему месту работы в следующей последовательности. В графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года», в графе 4 делается ссылка на документ, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер (рис.21);

Рис.21 Образец внесения записи в трудовую книжку о восстановлении непрерывного стажа

– если время работы не засчитывается в непрерывный трудовой стаж (например, у лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ).

Согласно п.23 Правил ведения трудовых книжек в трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовую книжку по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел. При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующая запись вносится в трудовую книжку на том предприятии, куда он был принят или направлен. Запись производится в следующей последовательности.

В графе 1 раздела «Сведения о работе» указывается порядковый номер записи, в графе 2 – дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку – приказ (распоряжение) руководителя предприятия, дата его издания и номер (рис.22).

Рис.22Образец внесения записи в трудовую книжку о невключении времени работы в непрерывный трудовой стаж

Внесение изменений в трудовую книжку

В случае выявлении в трудовой книжке неправильной или неточной записи сведений о работе, ее исправление производится администрацией того предприятия, где была внесена ошибочная запись или работодателем по новому месту работы на основании документа выданного работодателем, допустившего ошибку. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.

Однако в случае если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Исправленные сведения о работе должны полностью соответствовать подлиннику приказа (распоряжения), а при их утрате – другому документу, подтверждающему соответствующие сведения о работе (архивные документы, относящиеся к трудовой деятельности работников, личные карточки, расчетные ведомости, лицевые счета по заработной плате и др.).

Согласно п.29 Правил ведения трудовых книжек свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением:

– записей, в отношении которых имеется судебное решение;

– случаев массовой утраты трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

Трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.). В случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Исправление и зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки (вкладыша) «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях (поощрения)» не допускается.

Внесение изменений в трудовую книжку производят следующим образом (рис.23). После последней в данном разделе записи указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи , а в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись, а в графе 4 указывается:

1. Дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку (рис.23);

Рис.23 Образец внесения изменения записи в трудовую книжку

2. Дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись. Например, в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом в трудовую книжку вносят следующие записи:

– при восстановлении на прежней работе (рис.24):

Рис.24Образец внесения записи в трудовую книжку о восстановлении на работе

– при изменении формулировки причины увольнения (рис.25):

Рис.25 Образец внесения исправления в трудовую книжку

В данной ситуации необходимо помнить, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

Заполнение раздела «Сведений о награждениях»

Руководитель предприятия имеет право поощрять и награждать работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии). Все виды награждений и поощрений в обязательном порядке вносятся в трудовую книжку. Согласно п. 24 Правил ведения трудовых книжек к ним относятся следующие виды награждения за трудовые заслуги:

а) награждения государственными наградами, в т. ч. присвоение государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) награждения почетными грамотами, присвоение званий и награждение нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимое предприятием;

в) другие виды поощрения, предусмотренные законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

В трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные системой заработной платы или выплата которых носит регулярный характер.

«Инструкция по заполнению трудовых книжек» предусматривает следующий порядок внесения сведений о награждении. В графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Причем данная запись не нумеруется. Далее в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата награждения, в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой, а в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер (рис.26).

Рис.26 Образец записи в трудовой книжке о награждении ценным подарком

Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками, указанными в приказе (распоряжении) о расторжении трудового договора, и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или иного федерального закона.

Затем, вместе с работником нужно проверить, правильно ли внесены записи о приеме на работу, о переводах, о присвоении квалификации, о поощрениях (награждениях) и об увольнении. Если же будет обнаружена ошибка, то необходимо внести соответствующие исправления.

После чего согласно п.35 Правил ведения трудовых книжек все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы на данном предприятии, в т. ч. в разделе «Сведения о награждениях (поощрениях)», заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью предприятия или службы персонала, а также подписью самого работника (рис.27). Своей подписью работник выражает свое согласие с внесенными в трудовую книжку записями, подтверждающими его трудовую деятельность на данном предприятии.

Рис.27 Образец оформления трудовой книжки при увольнении работника

В случае отказа увольняющегося работника от проставления своей подписи в трудовой книжке, ему необходимо разъяснить, что согласно п.35 Положения о ведении трудовых книжек он обязан поставить свою подпись в трудовой книжке после ознакомления с имеющимися там записями. Если все же работник откажется ставить свою подпись в трудовой книжку, то составляется соответствующий акт (рис.28).

Рис.28 Образец акта об отказе от подписи в трудовой книжке

При заполнении трудовой книжки на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении (прекращении трудового договора). Согласно п. 6. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с увольнением по собственному желанию с 10 декабря 2005 года последним днем работы является 10 декабря 2005 года. В данном случае запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10. 12. 2005), в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращении трудового договора), в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении (рис.29).

Рис.29 Образец внесения записи об увольнении в трудовую книжку

В случае расторжения трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (рис.30).

Рис.30 Образец внесения записи об увольнении по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность в трудовую книжку

Рис.31 Образец внесения записи об увольнении по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет в трудовую книжку

В случае задержки выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в данном случае считается день выдачи трудовой книжки.

Однако в случае если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника или его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. При этом пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (рис.32).

Рис.32 Образец внесения записи о прекращении трудового договора в связи со смертью работника трудовую книжку

Особенности внесения записей об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

Если работник уволен в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника (рис.33) или с его согласия (рис.34).

Рис.33 Образец внесения записи об увольнении в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю по просьбе работника в трудовую книжку

по просьбе работника » применяется, когда работник по собственному желанию переходит на работу в другую организацию.

Рис.34 Образец внесения записи об увольнении в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю с согласия работника в трудовую книжку

Формулировка: «Увольнение в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю с его согласия » применяется, в случае, когда работника переводят в другую организацию.

При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование предприятия, а также, при его наличии, сокращенное наименование организации. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. При этом необходимо указать, что работник принят (назначен) в порядке перевода и из какой организации (рис.35).

Рис.35 Образец внесения записи о приеме на работу в порядке перевода в трудовую книжку

В случае если работник увольняется в связи с переходом на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» (рис.36).

Рис.36 Образец внесения записи об увольнении в связи с переходом на выборную должность в трудовую книжку

При оформлении трудовой книжки на новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия (рис.37).

Рис.37 Образец внесения записи об избрании на должность в трудовую книжку

Особенности оформления трудовой книжки генерального директора (директора)

Как следует из положений ст. 16, 17, 19 и 275 ТК РФ трудовой договор с лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа общества, заключается после избрания (назначения) его общим собранием участников общества на должность генерального директора (директора) на срок, определенный уставом общества. Трудовой договор подписывает от имени общества, как правило, председатель общего собрания участников общества, на котором был избран (назначен) генеральный директор (директор) или уполномоченный на это решением общего собрания участников общества (что в обязательном порядке должно быть отражено в протоколе общего собрания общества).

В Инструкции по заполнению трудовых книжек, к сожалению, отсутствуют какие-либо положения, отражающие порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу (увольнении с работы) лиц, избранных (назначенных) на должность генерального директора (директора) предприятия. В данном случае можно предложить два варианта решения этой проблемы.

1) По общему правилу, первым приказом, который издает после своего избрания (назначения) генеральный директор (директор), является приказ о вступлении в должность. В качестве основания приказа указывается решение общего собрания участников общества об избрании (назначении) руководителя данного предприятия со ссылкой на протокол общего собрания, и заключенный в связи с этим срочный трудовой договор.

Согласно п. 10 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» все записи о выполняемой работе и увольнении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока. Поэтому, исходя из буквального понимания данного правила, в трудовой книжке генерального директора (директора) должен быть указан упомянутый выше приказ о вступлении в должность (рис.38).

Рис.38 Образец внесения записи о приеме на работу руководителя предприятия в трудовую книжку

2) В кадровом делопроизводстве за последнее десятилетие сложилась практика, когда при внесении записи в трудовую книжку в качестве основания приема на работу указывается протокол общего собрания об избрании (назначении) на должность руководителя организации (рис.39).

Рис.39 Образец внесения записи о приеме на работу руководителя предприятия в трудовую книжку

Здесь возникает закономерный вопрос – как правильно оформить трудовую книжку при увольнении руководителя предприятия. Записи в трудовую книжку при увольнении генерального директора (директора) делаются в обычном порядке, как и для всех остальных работников. Оформление увольнения зависит от того, по какому основанию он расторгает свой трудовой договор (ст. 77 ТК РФ, ст. 278 ТК РФ).

В соответствии с п.5 Инструкции по заполнению трудовых книжек запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовую книжку производится на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя . Поэтому основанием для увольнения генерального директора (директора) наравне с приказом (распоряжением) являются и другие документы (например, решение Совета директоров данной организации, если этот вопрос относится к их компетенции) (рис.40)

Рис.40 Образец внесения записи об увольнении руководителя организации в трудовую книжку

Конституционный суд РФ подтвердил правомерность порядка расторжения трудовых договоров с руководителями предприятий и организаций. Суд отметил, чтост.278 ТК РФ и ст.69 Закона РФ «Об акционерных обществах», в соответствии с которыми договор с руководителем может быть расторгнут по решению собственника, не противоречит Конституции РФ.

Особенности оформления трудовой книжки совместителя

Согласно ст. 66 ТК РФ запись в трудовую книжку о приеме на работу по совместительству вносится по основному месту работы по желанию работника, на основании документа (рис. № 41), подтверждающего работу по совместительству.

Однако нигде не уточняется, должно ли быть выражено желание в письменной или устной форме. Поэтому не будет лишним, если работник напишет заявление с просьбой внести соответствующие записи в его трудовую книжку.

Рис. № 41 Образец справки, выдаваемой по месту работы

Внесение записи в трудовую книжку при приеме на работу по совместительству имеет свою специфическую особенность. Давайте подробнее разберем этот вопрос на следующем примере.

В данном случае основное место работы Сидоровой Ольги Ивановны в отделе охраны ОАО «Металлоптторг». Режим работы – сутки через трое. Иван Ильич в свободное время хочет работать на нашем предприятии. Он выразил желание, чтобы в его трудовую книжку внесли сведения о работе по совместительству. Для этого мы обязаны выдать ему документ, подтверждающий его работу по совместительству (справку о работе на нашем предприятии или заверенный надлежащим образом приказ о приеме на работу). На основании выданного документа по месту основной работы (ОАО «Металлоптторг») будет сделана в трудовой книжке следующая запись.

Внесение записи в рудовую книжку производится в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер (рис.42).

Рис. № 42 Образец записи работы по совместительству в трудовую книжку.

При оформлении внутреннего совместителя запись в трудовую книжку вносится в том же порядке, что и внешнего совместителя, за исключением того, что неуказывается наименование организации (рис.43).

Рис.43 Образец внесения записи о приеме на работу внешнего совместителя в трудовую книжку

Согласно ст. 288 ТК РФ кроме оснований, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, трудовой договор с лицом, работающим по совместительству, может быть прекращен в случае приема на работу работника, для которого эта работа будет являться основной (рис.44).

Рис.44 Образец внесения записи об увольнении (расторжении трудового договора) совместителя в трудовую книжку

Оттиск печати ставится только после увольнения совместителя с основного места работы.

Особенности заполнение трудовых книжек осужденных лиц

В соответствии со статьей 104 Уголовно-исполнительного кодекса России время привлечения осужденных к оплачиваемому труду засчитывается им в общий трудовой стаж . Документом, подтверждающим время работы осужденного в местах лишения свободы, является трудовая книжка, а при ее отсутствии – справка, выдаваемая администрацией исправительно-трудового учреждения. Форма такой справки закреплена в приложении к Инструкции о порядке учета времени работы осужденных в период отбывания ими наказания в виде лишения свободы, засчитываемого в общий трудовой стаж, утвержденной приказом МВД РФ от 14 декабря 1992 г. № 453.

Данное время работы не засчитывается в непрерывный трудовой стаж и об этом в трудовых книжках производится запись (см. «Внесение записей о непрерывном трудовом стаже»).

4. Вкладыш в трудовую книжку

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы раздела «Сведения о работе» или раздела «Сведения о поощрениях», трудовая книжка дополняется вкладышем, который вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы работника в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Титульный лист вкладыша в трудовую книжку оформляется также как и титульный лист трудовой книжки (рис.45).

Рис.45 Образец оформления вкладыша в трудовую книжку

На первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Выдан вкладыш», с указанием серии и номера выданного вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша ставится следующий штамп, и указываются серия и номер следующего выданного вкладыша.

5. Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:

– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) утеряны. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов);

– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т. п.);

– Если записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии были признаны недействительными;

– Если работник восстановлен в связи с вынесением оправдательного договора, прекращением уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью его участия в совершении преступления;

– Если трудовые книжки работников утеряны в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

В правом верхнем углу титульного листа дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (рис.46).

Рис.46 Образец оформления титульного листа трудовой книжки

На титульном листе прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера (кроме случаев утери трудовой книжки) (рис.47).

Рис.47 Образец оформления титульного листа трудовой книжки

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами (рис.48).

Рис.48 Образец внесения общего стажа в трудовую книжку

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

В случае, когда документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения (рис.49).

Рис.49 Образец заполнения раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или службой персонала возвращаются их владельцу. Администрация предприятия обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данную организацию.

6. Порядок выдачи копии трудовой книжки

В соответствии со ст. 62 ТК РФ работодатель обязан не позднее 3 дней со дня подачи письменного заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и др.). Данные копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно (рис.50).

Рис. № 50 Образец отметки о заверении копии

Правила ведения трудовых книжек и Инструкция по заполнению трудовых книжек предусматривают возможность выдачи работнику трудовой книжки только при увольнении. Если же сотрудник службы персонала выдаст работающему работнику трудовую книжку, то он тем самым нарушит Правила ведения трудовых книжек, а т. к. данный документ относятся к актам трудового законодательства, то работник службы персонала может быть привлечен к ответственности в установленном порядке.

7. Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся у администрации предприятия как бланки строгой отчетности, и выдается на руки работнику только при его увольнении. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от трудовых книжек работников, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.

8. Учет трудовых книжек

Рис.51 Образец приходно-расходной книги

По учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек на предприятии ведется следующая документация:

а) приходорасходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (рис.51).

В данную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией организации;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (рис.52).

Рис.52 Образец книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется службой персонала или другим подразделением предприятия, оформляющим прием и увольнение работников. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.

Приходорасходную книгу и книгу учета движения трудовых книжек необходимо пронумеровать, прошнуровать и скрепить подписью руководителя организации и сургучной печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. Ежемесячно бухгалтерия требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы организации. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.

При оформлении работнику новой трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением следующих случаев:

1 При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства)

2 В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Нередко при заполнении трудовых книжек возникают вопросы. Обычно это касается случаев, которые не разъяснены в нормативных документах. В статье мы рассмотрим сложные ситуации и приведем примеры записей в трудовой книжке.

В трудовой книжке отражают сведения о трудовой деятельности работника. Сотруднику, впервые поступающему на работу, трудовую книжку оформляет работодатель (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Порядок заполнения трудовых книжек установлен в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила) и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее - Инструкция).

ОБЩИЕ ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Как и другие нормативные акты, Правила и Инструкция отражают лишь общие принципы заполнения трудовой книжки. Напомним их.

1. Даты во всех разделах должны быть проставлены арабскими цифрами в формате дд.мм.гггг, например 23.11.2008 (п. 1.1 Инструкции).

2. Зачеркивание ранее внесенной записи возможно лишь в четырех строках: «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «Дата рождения». Во всех остальных случаях при внесении изменений зачеркивание недопустимо (п. 1.2 Инструкции). Так, в разделах, содержащих сведения о работе или награждениях, зачеркивание неверных записей не допускается (п. 30 Правил).

3. Записи можно делать перьевой или гелевой ручкой, а также ручкой-роллером (в том числе шариковой). Чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции).

4. В трудовой книжке недопустимы сокращения. Слова «приказ», «распоряжение», «пункт», «часть», «статья», «Трудовой кодекс Российской Федерации» пишутся полностью (п. 1.1 Инструкции).

5. Текст записи о прекращении (расторжении) трудового договора должен соответствовать тексту статьи, на основании которой происходит увольнение работника (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ и п. 14 Правил).

6. Вкладыш к трудовой книжке оформляется в том случае, если в каком-либо из ее разделов нет больше места для записей (п. 38 Правил).

ЗАПОЛНЯЕМ ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ

О том, каким образом в трудовую книжку вносить изменения при смене сотрудником фамилии, имени и отчества, мы подробно рассказали в статье «Работник изменил фамилию» («Зарплата», 2008, № 2). Теперь рассмотрим, как добавить в документ записи об образовании, профессии, специальности и заполнить другие строки титульного листа.

Сведения об образовании

Строка, предназначенная для отражения сведений об образовании, заполняется на основании документа, представленного работником (подп. «б» п. 9 Правил).

В пункте 2.1 Инструкции указано, что существует шесть типов законченного образования и столько же типов незаконченного:

Основное общее;

Среднее общее;

Начальное профессиональное;

Среднее профессиональное;

Высшее профессиональное;

Послевузовское профессиональное.

Лицам, не завершившим освоение основной образовательной программы высшего профессионального образования, выдаются академические справки установленного образца (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 22.08.96 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»).

Как видим, типов образования немало, а строка для внесения соответствующих сведений лишь одна. Как же сделать записи в эту строку?

От девятиклассника до кандидата наук . Вполне допустимо, что молодой человек начал трудовую деятельность в 16 лет, имея на тот момент основное общее образование (девять классов средней школы), и через некоторое время стал кандидатом наук. Вписать все сведения об образовании в данную строку не удастся, поэтому рекомендуем сделать запись только о полном образовании. Однако если сотрудник настаивает, можно отразить сведения и о незаконченном образовании.

Работник предъявил два диплома . Если у сотрудника одно образование, проблем при заполнении соответствующей строки не возникает. А как вносить записи, если образований несколько - среднее профессиональное и высшее или два высших? Поясним на примерах.

ПРИМЕР 1.

В ООО «Монолит» пришел молодой специалист. До этого момента он не вел трудовую деятельность. Необходимо оформить ему трудовую книжку, учитывая, что работник предъявил два диплома:

Об окончании колледжа (среднее профессиональное образование);

Института (высшее образование).

Какую запись об образовании следует сделать на титульном листе его трудовой книжки?

РЕШЕНИЕ . В этом случае следует указать сведения только о высшем образовании. А вот в строку «Профессия, специальность» можно вписать обе специальности.

Обратите внимание: если в двух дипломах одинаковая специальность, ее наименование указывается однократно.

В пункте 2 статьи 6 Федерального закона от 22.08.96 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» говорится, что установлены следующие ступени высшего профессионального образования: бакалавр, дипломированный специалист и магистр. Возможны ситуации, когда работник, начинающий трудовую деятельность, к моменту первичного трудоустройства уже имеет два высших образования. Рассмотрим пример.

ПРИМЕР 2 .

В ЗАО «Синий луч» поступил сотрудник, у которого есть дипломы магистра по специальности « , контроль и анализ хозяйственной деятельности» и бакалавра по специальности «промышленное и гражданское строительство». Какую запись нужно сделать в строке «Образование» на титульном листе трудовой книжки?

РЕШЕНИЕ . Запись будет одна - высшее профессиональное. В строке «Профессия, специальность» будут указаны обе специальности:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтерский учет, контроль и анализ хозяйственной деятельности, промышленное и гражданское строительство

Без отрыва от производства. Если сотрудник за время работы в вашей организации получил еще одну степень, запись об этом вносится в строку через запятую:

Образование : среднее профессиональное, высшее профессиональное

Сведения о профессии и специальности

Профессия или специальность? После получения начального профессионального образования приобретают профессию. Специальность присваивается после окончания среднего профессионального или высшего учебного заведения. Списки профессий и специальностей утверждаются постановлениями Правительства РФ.

Как правило, профессия подразумевает конкретный вид деятельности, а специальность - это направление, сфера деятельности. Например, делопроизводитель, механик, водитель, сборщик часов, лаборант - это профессии. Ядерная физика, математика, информатика, делопроизводство - специальности . Записи в трудовой книжке будут выглядеть следующим образом:

Образование: начальное профессиональное, среднее профессиональное

Профессия, специальность : делопроизводитель, делопроизводство

Профессия (специальность) или квалификация? Несмотря на то что в документе об образовании информация о профессии (специальности) всегда присутствует, запись в трудовой книжке зачастую отражает квалификацию работника. Советуем обращать внимание на формулировки в дипломе.

ПРИМЕР 3.

В отдел кадров ООО «Свежий ветер» поступило заявление от А.М. Грин о приеме на работу на должность старшего бухгалтера. Ранее она нигде не трудилась. В ее дипломе есть следующая запись: «...закончил(а) полный курс... по специальности “бухгалтерский учет, контроль и анализ хозяйственной деятельности”. Решением государственной экзаменационной комиссии от 26 июня 2008 года А.М. Грин присвоена квалификация экономиста».

Как определить специальность и квалификацию новой сотрудницы ООО «Свежий ветер» для заполнения титульного листа трудовой книжки?

РЕШЕНИЕ . Специальность - бухгалтерский учет, контроль и анализ хозяйственной деятельности, квалификация - экономист.

Как уместить длинную запись? Если название специальности, указанное в дипломе, многословно, допустимо заполнить несколько строк, а запись сделать мелкими буквами:

Несколько профессий, специальностей . Если у сотрудника несколько профессий или специальностей, они вносятся через запятую без зачеркивания предыдущих записей (п. 2.4 Инструкции):

Профессия, специальность : делопроизводство, государственное и муниципальное управление

Возможна ситуация, когда сотрудник, уже работая в организации, оканчивает еще один институт и получает новую специальность. Тогда в строке «Образование» остается одна запись о высшем профессиональном образовании. А в строке «Профессия, специальность» следует через запятую добавить наименование новой специальности:

Образование: высшее профессиональное государственное

и муниципальное управление

Профессия, специальность: бухгалтерский учет и анализ

хозяйственной деятельности

Завершающий этап оформления титульного листа

Итак, титульный лист трудовой книжки практически заполнен.

Дата. Работодатель обязан оформить трудовую книжку сотруднику, впервые принятому на работу, в течение недели со дня приема (п. 8 Правил). То есть дата заполнения титульного листа может расходиться с датой приема на работу не более чем на семь календарных дней.

Подпись владельца . Работника необходимо ознакомить с записями на титульном листе. Он должен расписаться в строке «Подпись владельца книжки». Тем самым он заверит правильность указанных сведений (п. 2.2 Инструкции).

Подпись инспектора по кадрам . Титульный лист, на котором проставлена дата заполнения и подпись владельца трудовой книжки, должен подписать сотрудник организации, на которого возложена ответственность за ведение трудовых книжек (п. 2.2 Инструкции). В Инструкции не сказано о том, что необходимо указать расшифровку подписи данного работника, однако советуем это сделать. Ведь его подпись удостоверяется еще и печатью организации или кадровой службы. Более того, в строке «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек» есть примечание о том, что она должна быть разборчивой.

ЗАПИСИ О РАБОТЕ

В графы, предназначенные для отражения сведений о работе, вносится информация, которая касается не только непосредственно трудовой деятельности, но и других обстоятельств. Среди них, например, наименование работодателя или сведения о периоде повышения квалификации. Рассмотрим подробнее, как правильно сделать записи.

Что было до начала трудовой деятельности

Некоторые сотрудники в период, предшествующий устройству на работу по трудовому договору, учились или служили, то есть вели деятельность, не связанную с трудовыми отношениями. Рассмотрим, какие сведения нужно внести в трудовую книжку в раздел «Записи о работе», если такой работник впервые заключил .

Запись необходима. Перед тем как указать наименование организации, которая оформляет работнику трудовую книжку, необходимо внести сведения о периоде, в котором гражданин не имел трудовых отношений, если тот включается в пенсионный стаж. Порядок его определения установлен в статьях 10-13 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации».

Согласно подпункту «а» пункта 21 Правил в трудовую книжку следует внести данные:

О военной службе в соответствии с пунктом 1 статьи 2 Федерального закона от 28.03.88 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;

Службе в органах внутренних дел;

Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;

Учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;

Органах налоговой полиции;

Органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;

Таможенных органах.

Запись о службе делают на основании соответствующих документов. Например, сотрудник проходил службу по призыву в Вооруженных силах РФ. В этом случае он должен предъявить военный билет. Образец записи смотрите ниже.

				Служба в Вооруженных
				силах Российской Федерации
				с 15.02.2006 по 23.08.2008

О чем умалчивает трудовая книжка . Если сотрудник впервые заключает трудовой договор после окончания учебного заведения, запись о периоде обучения вносить не следует. Он не включается в трудовой стаж, поскольку не поименован в статьях 10 и 11 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации».

Обратите внимание : помимо основного образования, полученного в начальных, средних и высших учебных заведениях, работник может проходить обучение на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. В соответствии с требованиями подпункта «б» пункта 21 Правил в трудовой книжке следует указывать сведения именно о периоде, когда сотрудник повышал квалификацию, а не о времени получения основного образования.

Наименование работодателя

Название организации . В графе 3 раздела «Сведения о работе» следует указать полное и сокращенное (если таковое имеется) наименование работодателя. Такую запись вносят в виде заголовка, а на следующей строке ставят порядковый номер новой записи и дату приема на работу (п. 3.1 Инструкции).

Работодатель поменял наименование . Если во время работы сотрудника организация была переименована или изменилась ее правовая форма, это необходимо отразить в трудовой книжке (п. 3.2 Инструкции). Этой записи порядковый номер не присваивается. Например, на общем собрании акционеров было принято решение закрытое акционерное общество преобразовать в открытое акционерное общество. Основанием для внесения записи в этом случае является приказ по организации о ее переименовании. Образец смотрите на с. 110.

Структурное подразделение

На работу в филиал . Трудовой договор может содержать условие о приеме на работу сотрудника в структурное подразделение организации. Это обстоятельство имеет значение в случае, когда структурное подразделение находится в другой местности (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). В этой ситуации в трудовой книжке в графе 3 нужно сделать запись о том, в какое структурное подразделение организации принят на работу сотрудник (п. 3.1 Инструкции). Образец смотрите далее

Изменение наименования работодателя

№ записи				Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
				Служба в Вооруженных
				силах Российской Федерации
				с 15.02.2006 по 23.08.2008
				Закрытое акционерное общество
				«Альбатрос» (ЗАО «Альбатрос»)
				Принят в транспортный
				отдел коломенского
				филиала (г. Коломна)
				на должность водителя
				Закрытое акционерное
				общество «Альбатрос»
				(ЗАО «Альбатрос») 27.10.2008
				переименовано в Открытое
				акционерное общество
				«Альбатрос» (ОАО «Альбатрос»)

Записи о переводе . Делать ли запись в трудовой книжке работника, который перешел из одного структурного подразделения в другое без изменения должности? Если при приеме на работу в трудовой книжке было поименовано структурное подразделение, то при переводе работника следует внести в трудовую книжку сведения о новом месте работы. Вторично указывать название должности не нужно. Образец смотрите далее

Прием на работу в филиал

№ записи				Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
				Служба в Вооруженных силах
				Российской Федерации
				с 15.02.2006 по 23.08.2008
				Закрытое акционерное общество
				«Альбатрос» (ЗАО «Альбатрос»)
				Принят в транспортный отдел
				на должность водителя

Наименование должности

Наименование должности вносится в трудовую книжку в соответствии со штатным расписанием. Сейчас появилось много новых должностей, названия которых заимствованы из иностранных языков, например промоутер и др. Трудовое законодательство не содержит запрета на использование подобных наименований.

Если есть «вредность». Особое внимание нужно проявлять при указании той или иной должности, если она дает право на льготы в соответствии с федеральными законами. В таких случаях название должности должно соответствовать наименованию, указанному в квалификационных справочниках (п. 31 Правил и ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Должность переименована . За время работы в организации профессия (должность) работника может быть переименована. Например, на основании приказа о внесении изменений в должность секретаря переименована в должность секретаря-референта. В этом случае в трудовой книжке нужно сделать соответствующую запись. Образец смотрите на далее.

Перевод в другое структурное подразделение

№ записи				Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
				Закрытое акционерное общество
				«Альбатрос» (ЗАО «Альбатрос»)
				Принят в транспортный отдел
				коломенского филиала (г. Коломна)
				на должность водителя
				Переведен в воскресенский
				филиал (г. Воскресенск)

Перевод на другую должность . Если сотрудника переводят с одной должности на другую и при этом структурное подразделение не указано, следует сделать запись о переводе. Образец смотрите на с. 114.

Обратите внимание : так, как показано выше, делают записи о переводе исключительно внутри организации, где работает сотрудник, то есть в рамках одного юридического лица. Если осуществляется перевод из одной компании в другую, такой перевод делается через увольнение и последующий прием на работу в новую организацию.

И должность, и структурное подразделение изменились . В этом случае необходимо конкретизировать запись и о новой должности, и о новом структурном подразделении. Образец смотрите далее.

Обучение без отрыва от производства

Повышение квалификации, стажировка, профессиональная переподготовка являются дополнительным профессиональным образованием. Об этом говорится в пункте 7 Типового положения об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26.06.95 № 610. Согласно пункту 28 этого документа слушателям, успешно завершившим курс обучения, выдают следующие документы государственного образца:

Удостоверение о повышении квалификации - для лиц, прошедших краткосрочное обучение или участвовавших в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 часов;

Свидетельство о повышении квалификации - для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 часов;

Диплом о профессиональной переподготовке - для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 500 часов;

Диплом о присвоении квалификации - для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 1000 часов.

Перенаименование должности

№ записи				Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
				Закрытое акционерное общество
				Должность «секретарь»
				переименована
				в «секретарь-референт»

На основании этих документов следует сделать запись в трудовой книжке. Образец смотрите на с. далее.

Перевод на другую должность

№ записи				Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
				Закрытое акционерное общество
				«Буревестник» (ЗАО «Буревестник»)
				Принята на должность секретаря
				Переведена на должность	Приказ от
				секретаря-референта

Повышение квалификации

№ записи				Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
				С 06.10.2008 по 24.10.2008	Свидетельство
				проходила обучение по программе
				повышения квалификации «Основы
				судебной экспертизы» в Институте
				повышения квалификации
				судебной экспертизы

Изменение должности и структурного подразделения

				Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
				Закрытое акционерное общество
				«Альбатрос» (ЗАО «Альбатрос»)
				Принят в транспортный отдел
				коломенского филиала (г. Коломна)
				на должность водителя
				Переведен в воскресенский
				филиал (г. Воскресенск)
				на должность механика

Новая специальность . Так же поступают и в случае, когда сотрудник во время работы в организации получает еще одну профессию, квалификацию или специальность. Образец смотрите ниже.

Присвоение новой профессии

					Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
					Установлена вторая профессия	Удостоверение
					«сборщик трансформаторов»
					с присвоением 4-го разряда

Продолжение следует...