Уже несколько лет – с начала 2016 года – работодатели, выплачивающие доход физлицам, обязаны отчитываться перед налоговой не только по итогам года справками 2-НДФЛ, но и ежеквартальными отчетами по форме 6-НДФЛ. Данная декларация должна быть предоставлена ИФНС в течение месяца, следующего за отчетным кварталом. Смысл введения дополнительного отчета заключался в более точном отслеживании сумм удержанного и перечисленного в бюджет налога, ведь в 2-НДФЛ не содержалась и не содержится информации о датах, на которые возникает обязанность перечисления налога. Не отражаются в ней и ситуации возврата подоходного налога. В 6-НДФЛ такая информация, напротив, содержится.

Возврат подоходного налога

Итак, что же делать, если работодатель обнаруживает, что удержал излишнюю сумму налога на доходы у работника. Прежде всего при обнаружении ошибки работодатель обязан уведомить налогоплательщика – своего работника о самом факте излишне удержанного налога, а также о его сумме. На это отводится 10 дней. В свою очередь налогоплательщик составляет заявление о возврате на имя организации или ИП работодателя. Таким образом, на основании пункта 1 статьи 231 Налогового кодекса, возврат инициируется именно письменным заявлением налогоплательщика. Обрабатываются подобные запросы в течение трех лет со дня допущенной переплаты в бюджет – таковы в данном случае сроки давности.

После написания заявления у работодателя есть 3 месяца для возврата средств. Деньги он может вернуть из суммы НДФЛ, предназначенной для перечисления в бюджет. При этом неважно, с дохода которого из сотрудников этот налог был удержан. В случае, если исчисленной суммы НДФЛ за указанные 3 месяца недостаточно, налоговый агент обращается в ИФНС с отдельным запросом на возврат перечисленных излишков.

Разумеется, просто свести математическое уравнение, чтобы устранить ошибку, в данном случае недостаточно. Все эти действия должны найти свое отражение в отчете 6-НДФЛ.

Отражаем возврат налога в 6-НДФЛ

Как же отразить возврат НДФЛ в 6-НДФЛ ? Инструкция, утвержденная приказом ФНС от 14 октября 2015 года № ММВ-7-11/450, предлагает общий алгоритм внесения сведений в 6-НДФЛ. Рассмотрим подробнее вопрос возврата подоходного налога в 6-НДФЛ. Он будет, так или иначе, отражен в нескольких строках:

Строка 070 – сюда идет НДФЛ, удержанный с начала отчетного квартала, включая сумму переплаты;

Строка 090 – отражает сумму возвращенного работнику налога;

Строка 140 – здесь указываем суммы НДФЛ, которые удерживаются из доходов за в течение отчетного периода. Всего таких строк и значений в них – 3 по числу месяцев в квартале.

Пример

Допустим, сотрудник получил в 1 квартале 2018 года доход 100 000 рублей. С этого дохода должен быть удержан НДФЛ в размере 13 000. По факту организация перечислила 12 500, еще 500 рублей было возвращено сотруднику в счет излишне удержанной в предыдущем отчетном периоде суммы.

Согласно данным примера в строке 140 формы 6-НДФЛ следует указать фактически исчисленные сумму НДФЛ с выплаченных доходов. Общая сумма налога будет ровна в этих строках 13 000 рублей. В строке 90 указывается возвращенный излишек – 500 рублей.

Таким образом соотношение контрольных значений в данном случае будет корректно, и разница между строками 070 и 090 должна быть эквивалентна фактической сумме НДФЛ, перечисленной в бюджет, за минусом переплаты предыдущего квартала, которая была возмещена сотруднику.

Своеобразным исключением являются случаи, когда переплата по НДФЛ вызвана переходом работника из статуса нерезидента в статус налогового резидента РФ. В подобный ситуациях ранее удержанный по ставке 30% налог физическое лицо должно возвращать, самостоятельно обратившись в ИФНС (]]> п.1.1 ст.231 НК РФ ]]> ).

Уведомлять налоговиков о возврате переплаченного налога на доход физлиц не надо. Но указать эти данные в ежеквартальном отчете по форме 6-НДФЛ необходимо. ФНС рассказала, как это сделать без ошибок.

Федеральная налоговая служба опубликовала письмо , в котором ответила на вопрос налогового агента о том, нужно ли отражать в форме 6-НДФЛ возврат излишне удержанного с работника налога.

Излишне уплаченный НДФЛ: указывать или нет

О возврате переплаченного налога отдельно уведомлять налоговиков не надо. Это не предусматривает действующее налоговое законодательство. Ведь возврат фактически производится в счет предстоящих платежей.

Однако при заполнении расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), эти данные необходимо указывать, подчеркивается в разъяснении. Раздел 1 формы 6-НДФЛ следует заполнять нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. Следовательно, общая сумма НДФЛ, возвращенная налоговым агентом плательщику в сил норм статьи 231 НК РФ, также должна отражаться нарастающим итогом с начала налогового периода по строке 090 «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом».

В свою очередь, в разделе 2 формы 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период нужно указывать только те операции, которые были произведены за последние три месяца этого периода.

Пример:

Доход работника в организации за июль, август и сентябрь 2016 года составил 200 тысяч рублей. Величина НДФЛ, исчисленная с его зарплаты за 2 квартал, оказалась равна 26 тысяч рублей (200 000 х 13%). В бюджет налоговый агент фактически заплатил 25 тысяч рублей., поскольку 1 тысячу рублей он вернул плательщику, как излишне удержанную в прошлом периоде.

Раздел 2 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев в этой ситуации должен быть заполнен так:

Строки 100-120 — соответствующие даты;

Строка 130 «Сумма фактически полученного дохода» — 200 000;

Строка 140 «Сумма удержанного налога» — 26 000.

Сумма 1000, которая была возвращена работнику, отражается по строке 090 раздела 1 расчета за этот же период.

Напомним, налоговый агент обязан по письменному заявлению налогоплательщика возвратить ему излишне уплаченную сумму НДФЛ. На это законом предоставлен трехмесячный срок.

Кто и когда сдает форму 6-НДФЛ?

Ежеквартальная форма 6-НДФЛ утверждена Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/ . За 9 месяцев 2016 года этот расчет предприниматели должны были до 30 октября.

Налоговики ждут сведения об исчисленных и удержанных суммах НДФЛ от налоговых агентов - юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые по законодательству обязаны рассчитывать, удерживать у налогоплательщика и перечислять налог в бюджетную систему Российской Федерации.

Мы проанализировали обращения наших пользователей по новому отчету 6-НДФЛ и выяснили: все вопросы связаны в основном с заполнением раздела II.

Эксперт Контур.Бухгалтерии Наталья Потапкина разбирает спорные моменты в отчете 6-НДФЛ и рассказывает, как отчет заполняется в сервисе.

Начнем с того, как выглядит раздел 2 в форме 6-НДФЛ в Контур.Бухгалтерии. После этого перейдем к разбору вопросов по этому разделу.

Спорные моменты в разделе 2 формы 6-НДФЛ

Сразу отметим: заполнение раздела 1 не представляет сложности, а данные в нем указываются нарастающим итогом. Проблемы появляются только при заполнении строк 070, 080, 090, так как данные перекликаются с разделом 2.

О нарастающем итоге

Из порядка заполнения отчета, утвержденного Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ , следует, что отчет заполняется нарастающим итогом с начала года, в том числе и раздел 2. Но разъясняющие письма ИФНС сообщают, что в разделе 2 нужно указывать данные только за 3 последних месяца отчетного периода. При сдаче отчета за полугодие это становится важным: в разделе 1 будут данные нарастающим итогом с начала года, а в разделе 2 — нужно будет отобразить данные только за 3 месяца: апрель, май, июнь.

О том, что заполнять не обязательно

При заполнении отчета за 1 квартал 2016 года было не ясно, как заполнять раздел 2, если в течение 3-х последних месяцев отчетного периода не было выплат. Наличие этого раздела было обязательным в электронном формате отчета, поэтому приходилось заполнять строки с нулевыми значениями дохода и налога и фиктивными датами. Теперь в формат внесены изменения, и раздел 2 заполнять не обязательно. Если не было выплат за три месяца — раздел 2 должен быть пустым.

О датах выплат

Не существует четкого понимания того, как и когда (по какой дате) должны попадать выплаты в раздел 2.

В Контур.Бухгалтерии при автоматическом заполнении расчета во второй раздел попадают все выплаты, начисленные за 3 месяца, то есть те, у которых дата в строке 100 попадает в три последних месяца отчетного периода. ИФНС разрешает не включать в раздел 2 выплаты, у которых дата в строке 110 не входит в эти 3 месяца. Например, зарплата за июнь, выплаченная в июле.

Мы считаем, что такое заполнение, при котором в раздел 2 попадают все выплаты, начисленные за 3 месяца, более простое и прозрачное. В этом случае данные раздела 2 совпадают с данными раздела 1 и с 2-НДФЛ и у пользователей не поялвяется дополнительных вопросов по заполнению строк 070, 080, 090 в разделе 1. И поскольку порядок заполнения и формат электронного отчета не предусматривают никаких ограничений, такое заполнение тоже считается правильным.

Поэтому мы рекомендуем для прозрачности и простоты заполнения 6-НДФЛ сначала выплатить зарплату за последний месяц отчетного периода, удержать и перечислить НДФЛ, а затем уже сдавать отчет. В Контур.Бухгалтерии все данные в отчете заполнятся автоматически.

О повторных выплатах

В порядке заполнения не зафиксирован тот факт, что, если строки 100-140 по конкретной выплате попали во второй раздел отчета за один отчетный период, их уже не надо повторно включать в отчет за следующий отчетный период. Например, если зарплату за март, выплаченную в апреле, уже отразили во втором разделе отчета за 1 квартал, то в отчет за полугодие эти же данные включать не надо. Мы задали вопрос об этом работникам ИФНС и получили подтверждение. Официального разъяснения по этому вопросу пока нет, но мы надеемся получить его до начала отчетного периода.

О заполнении отчета при возврате НДФЛ

Возникают сложности с тем, как показать возврат налога плательщику в отчете 6-НДФЛ. Что именно считать возвратом — тоже не понятно. Например, считается ли возвратом отрицательная сумма налога, получившаяся при пересчете налога? Такая ситуация может произойти при предоставлении вычетов.

У нас есть условный сотрудник, его зарплата на полставки составляет 5000 рублей. Вычет на ребенка у него 3000 рублей, но в январе вычет не оформили. Его предоставили в феврале сразу за 2 месяца, а излишне удержанный налог вернули сотруднику.

Январь: зарплата 5000 рублей, НДФЛ = 650 рублей (вычет не предоставили)
Февраль: зарплата 5000 рублей, НДФЛ = (10000 — 6000) * 13% - 650 = -130 рублей (предоставили 2 вычета)
Март: зарплата 5000 рублей, НДФЛ = (15000 — 9000) * 13% - 520 = 260 рублей

Не понятно, заполнять ли в этом случае возврат в размере 130 рублей в строке 090 раздела 1? Или в строке 070 указать 780 рублей (650 — 130 + 260) уже с учетом возврата? Как вообще в этом случае заполнять раздел 2?

На данный момент в Контур.Бухгалтерии в описанном случае строка 090 не заполняется, пересчет учитывается в строке 070.

О расчете НДФЛ с межрасчетных выплат

При расчете налога с выплаты в межрасчетный период (например с отпускных) не понятно, как учитывать эти вычеты. Они же предоставляются в целом за месяц, и при расчете только отпускных в начале месяца еще не ясно, можно ли их предоставить. Это может привести в некоторых случаях к проблемам в заполнении 6-НДФЛ.

10 января сотруднику выплатили отпускные в размере 10000 рублей, вычет на ребенка 3000 рублей не предоставили, удержали НДФЛ в размере 1300 рублей (то есть 10000 * 13%). В конце месяца начислили зарплату в размере 1000 рублей, посчитали налог нарастающим итогом с учетом вычета в целом за месяц

НДФЛ со всего дохода = (11000 — 3000) * 13%=1040 рублей.

Налог в целом за месяц получился меньше, чем уже уплатили с отпускных. Отражаем это в отчетности:

В 1 разделе значение в строке 040 равно значению в строке 070 = 1040 рублей.

Во 2 разделе:

Строки по отпускным:
строка 130 — пишем 10000
строка 140 — пишем 1300

Строки по зарплате:
строка 130 — пишем 1000
строка 140 — пишем -260

Однако, в форме отрицательных значений и пересчетов не предусмотрено. Такая ситуация не видна была в 2-НДФЛ, так как там нет помесячного расчета налога, тем более по отдельным выплатам. В 6-НДФЛ эта ситуация возникла, но непонятно, как «минусы» правильно обрабатывать. Разъяснений по поводу этой ситуации от ФНС пока не было.

Поэтому при заполнении отчета в нашем сервисе мы советуем изменить в разделе 2 сумму налога с отпускных так, чтобы налог с зарплаты не был отрицательным. В нашем случае нужно изменить 1300 на 1040.

Важно: форма 6-НДФЛ изменится

Уже известно, что ФНС планирует оптимизировать заполнение формы 6-НДФЛ. Специалисты Фонда разрабатывают изменения в самой форме, порядке ее заполнения, вносят правки в электронный формат. Текст поправок пока не опубликован, до 27 мая ведомство ждет предложений по усовершенствованию формы.

Надеемся, что после изменений заполнение отчета будет более простым и понятным, спорные вопросы будут разрешены. Если у вас возникают вопросы, пишите нам. Постараемся помочь!

Письмо Федеральной налоговой службы
№БС-4-11/19483@ от 13.10.2016

Федеральная налоговая служба рассмотрела письмо АО по вопросам заполнения расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), и сообщает следующее.

В соответствии с абзацем 3 пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (далее - расчет по форме 6-НДФЛ), за первый квартал, полугодие, девять месяцев - не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год - не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, форматам и в порядке, утвержденным приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@.

Раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.

Согласно пункту 3.3 раздела 1 "Обобщенные показатели" Порядка заполнения расчета по форме 6-НДФЛ, утвержденного приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@, общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со статьей 231 Кодекса, нарастающим итогом с начала налогового периода отражается по строке 090.

В случае когда организация (налоговый агент) производит перерасчет суммы отпускных выплат и, соответственно, суммы налога на доходы физических лиц, то в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ отражаются итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета.

Согласно приведенной в письме ситуации сумма выплаченного дохода работнику составила 200 000 рублей, сумма удержанного налога на доходы физических лиц - 26 000 рублей, а сумма возвращенного излишне удержанного в предыдущих периодах налога на основании статьи 231 Кодекса - 1000 рублей. При этом в бюджет налоговым агентом перечислен налог на доходы физических лиц в сумме 25 000 рублей.

Данная операция подлежит отражению в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период следующим образом: по строкам 100 - 120 - соответствующие даты, по строке 130 - 200 000, по строке 140 - 26 000. При этом сумма налога, возвращенная налоговым агентом в размере 1000 рублей, подлежит отражению по строке 090 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ за этот же соответствующий отчетный период.

При окончательном расчете при увольнении работника Иванова 13.05.16, была начислена зарплата за май 2016 г. 4236,84 руб. и начислен и удержан НДФЛ 551 руб. Так же рассчитана сумма авансом выданных отпускных 4970,19 руб. и рассчитан излишне удержанный НДФЛ 646 руб. Работник Иванов внес в кассу предприятия 4875,19 руб. (4970,19-(646-551)) и написал заявление на имя директора, о возврате НДФЛ. Как мне оформить документально этот случай? Как быть с НДФЛ 95 руб. (646-551)? Как отразить в 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, налоговой карточке НДФЛ?

Ответ

1. Составьте бухгалтерскую справку.

Внимание! Изменился порядок отчетности по 6-НДФЛ за 2 квартал 2019 года

В зарплатных отчетах за 2 квартал учтите изменения, которые вступили в силу в 2019 году. Эксперты журнала "Зарплата" обобщили все изменения по 6-НДФЛ. Читайте, как инспекторы сравнивают показатели отчетов между собой. Если проверите их сами, избежите уточненок и сможете пояснить любую цифру из отчета. Все главные изменения по зарплате посмотрите в удобной презентации и специальном сервисе.

3. Издайте приказ о возврате НДФЛ.

4. Перечислите работнику НДФЛ на банковский счет или карту.

5. В налоговой карточке покажите исправления в мае 2016 года.

6. В справке по форме 2-НДФЛ уменьшите отпускные в феврале. Зарплату за май отразите по строке мая.

7. В форме 6-НДФЛ сторно по отпускным уменьшит показатель по строке 020. Сумму возвращенного НДФЛ отразите в составе показателя строки 090. В разделе 2 заполните отдельный блок строк 100-140 на день получения дохода 13.05.2016.

Относительно порядка возврата излишне удержанного НДФЛ

Если работник уволился и не будет больше иметь от компании облагаемых доходов, он может получить излишне удержанный НДФЛ:

— от налогового агента (компании);

— от налоговой инспекции, когда по окончанию года подаст налоговую декларацию.

Работник написал заявление о возврате НДФЛ на имя компании (налогового агента). Обратите внимание: в заявлении должны быть указаны его банковские реквизиты для перечисления излишне удержанного НДФЛ.

Налоговый агент вправе вернуть плательщику НДФЛ излишне удержанный НДФЛ только в безналичном порядке (абз. 4 п. 1 ст. 231 230 НК РФ). На возврат НДФЛ отводится три месяца со дня получения заявления работника.

Ваш работник внес в кассу сумму излишне начисленных отпускных за вычетом переплаты по НДФЛ. Фактически получилось, что переплата по налогу зачтена в счет погашения задолженности по отпускным. Это нарушает установленный способ возврата НДФЛ налоговым агентом.

Чтобы соблюсти обязательные формальности работник должен внести полную сумму излишне начисленных отпускных. Затем налоговый агент возвращает переплату по НДФЛ на банковский счет или карту работника по его заявлению (п. 1 ст. 231 НК РФ).

Относительно бухгалтерской справки

Бухгалтерскую справку составьте по образцу приведенному ниже.

Бухгалтерская справка № …..

В связи с увольнением 13.05.2016 Иванова специалист отдела кадров установил, что часть дней фактически использованного ежегодного оплачиваемого отпуска с …02.2016…. по …02.2016 работник не отработал.

Количество неотработанных календарных дней отпуска — …..

Средний дневной заработок Иванова для оплаты отпуска составляет … руб.

Сумма отпускных, начисленных авансом, составила 4970,19 руб. Она подлежит удержанию.

ДЕБЕТ 20 (26, 44…) КРЕДИТ 70

— 4236,84 руб. — начислена зарплата Иванову за май;

— 551 руб. — исчислен и удержан НДФЛ с зарплаты за май;

ДЕБЕТ 50 (51) КРЕДИТ 70

— 3685,84 руб. — выдана зарплата за май Иванову;

ДЕБЕТ 20 (26, 44, 96….) КРЕДИТ 70

— 4970,19 руб. — сторнированы суммы отпускных, начисленные Иванову за неотработанные дни отпуска;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ»

— 646 руб. — сторнирована сумма НДФЛ, удержанная с излишне выплаченных отпускных.

Задолженность перед работником по НДФЛ на момент увольнения составила 95 руб. (646 руб. - 551 руб.). Бухгалтер рассчитал совокупную сумму подлежащую возврату работником. За вычетом излишне удержанного НДФЛ она составила 4875,19 руб. . Работник внес ее в кассу. Бухгалтер сделал проводку:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 70

— 4875,19 руб. — работник внес в кассу сумму излишне начисленных отпускных за вычетом суммы излишне удержанного НДФЛ.

Переплата по НДФЛ зачтена в счет погашения задолженности работника по отпускным. Это нарушает установленный способ возврата НДФЛ налоговым агентом (в безналичном порядке).

Для исправления нарушения необходимо перечислить работнику на его банковский счет излишне удержанный НДФЛ в сумме 95 руб.

Одновременно следует обратиться к работнику с просьбой, внести в кассу 95 руб.

Главный бухгалтер …… (подпись) Расшифровка подписи

Относительно письма работнику

Письмо работнику составьте по образцу приведенному ниже

ХХХХХХХХХХ

Иванову Х.Х.

Уважаемый, Хххххх Ххххххх!

В связи с необходимостью соблюсти требования абзаца 4 пункта 1 статьи 231 Налогового кодекса о способе возврата излишне удержанного НДФЛ прошу Вас внести в кассу ХХХХ (наименование компании) 95 руб. (Девяносто пять рублей).

Данная сумма была ошибочная зачтена в счет погашения Вашей задолженности по излишне начисленным отпускным.

Излишне удержанный НДФЛ будет перечислен Вам на банковский счет по заявлению от 13.05.2016.

Главный бухгалтер Подпись Расшифровка подписи

ХХХ наименование компании

Обратите внимание : налоговый агент обязан вернуть излишне удержанный НДФЛ не зависимо от возврата или невозврата в кассу 95 руб.

Относительно приказа

Издайте приказ о возврате НДФЛ Иванову, укажите в нем реквизиты работника. Основание для издания приказа — заявление работника и бухгалтерская справка.

Относительно оформления платежки

Перечислите работнику излишне удержанный НДФЛ отдельной платежкой. Дайте развернутое наименование платежа, укажите номер приказа.

Относительно заполнения налоговой карточки

В налоговой карточке покажите уменьшение дохода в виде отпускных и суммы удержанного налога в феврале 2016 года. Возврат излишне удержанного НДФЛ в сумме 95 руб. покажите в налоговой карточке в мае. Если графы для возврата не предусмотрено, дополните форму или укажите эту сумму в графе перечислений налога с минусом. Укажите реквизиты платежного поручения на возврат.

Относительно заполнения 2-НДФЛ

При заполнении справки по форме 2-НДФЛ перерасчет суммы отпускных укажите в Разделе 3 в месяце их фактического начисления, а не на дату удержания или возврата денег сотрудником. Код дохода — 2012

Последнюю зарплату сотрудника отразите в месяце увольнения (в фактически начисленной сумме, без уменьшения на сумму удержанных отпускных). Код дохода — 2000.

Если вы вернете работнику 95 руб., то строку «сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» в разделе 5, не заполняйте.

Относительно заполнения 6-НДФЛ

В форме 6-НДФЛ сторно по отпускным уменьшит показатель по строке 020. Сумму возвращенного НДФЛ отразите в составе показателя строки 090.

В разделе 2 заполните отдельный блок строк 100-140 на день получения дохода 13.05.2016.

— строка 100 — 13.05.2016

— строка 110 — 13.05.2016

— строка 120 — 16.05.2016

В строку 130 — включите сумму начисленной зарплаты за май и сторно по отпускным.

В строку 140 включите сумму налога, удержанного из зарплаты за май и сторно НДФЛ по излишне начисленным отпускным.