Счет фактура на аванс в 1с. Как создать счет фактуру на аванс в бухгалтерии предприятия. Особенности заполнения образца счета-фактуры на аванс

Регистрация счет-фактуры на аванс необходима только в том случае, если предоплата контрагентом поступила на счет продаваемой организации, а товары еще не подгружены. Разберем, как правильно оформить счет-фактуру на аванс в 1С 8.3 несколькими способами.

Предположим, что контрагент-покупатель перечислил на счет организации некую сумму в счет будущей поставки товара. Необходимо отразить поступление денег в программе. Сделаем это с помощью документа «Поступление на расчетный счет». Для этого пройдем в журнал «Банковские выписки», находится он в разделе «Банк и касса», и оформим поступление денежных средств от покупателя.

Заполняем поля:

Вид операции – оплата от покупателя;

Рег. Номер и дата – пропускаем, так как создаются автоматически;

Плательщик – организация, от которой поступил аванс;

Сумма – указываем сумму поступившей оплаты;

Все остальные поля заполнять не нужно. Просто проверить.

А теперь рассмотрим вариант, если контрагенту был отгружен товар на большую сумму, чем внесенный авансовый платеж. Сформируются проводки с разбиением на оплату отгрузки и задолженность:

В этом случае нужно будет выставлять счет-фактуру на аванс.

И еще один вариант рассмотрим, когда поступила оплата от клиента, ее провели в 1С через документ «Поступление на расчетный счет» и в этот же день происходит отгрузка. Казалось бы, что никакого аванса быть не должно, но если посмотреть внимательно, то поступление денег оформлено раньше по времени, чем создана реализация. Проверим проводки и увидим, что программа также размещает данную сумму на счет 62.02: Дт51 - Кт62.02 «Расчеты по авансам полученным». И по реализации так же:

Дт90.02.1 - Кт41.01 – по отгруженному товару, цена приобретения товаров без НДС;

Дт62.02 - Кт62.01 - зачет аванса покупателя;

Дт62.01 - Кт90.01.1 – отражение задолженности;

Дт90.03 - Кт68.02 - начислен НДС.

Чтобы такого не происходило, нужно оформлять поступление на расчетный счет хотя бы секундой позже, чем реализация.

Перейдем к основному вопросу: как оформить счет-фактуру на аванс в 1С 8.3. Имеется два способа: автоматический и ручной. Ручной режим подразумевает создание документа «Счета-фактуры на аванс» прямо из документа «Поступление на расчетный счет». Делается это через клавишу «Создать на основании», выбрать «Счет-фактура выданный». Откроется сформированный документ. Можно проверить заполнение и провести.

Теперь рассмотрим автоматический. Находим в меню вкладку «Банк и касса», раздел «Регистрация счетов-фактур», заходим в журнал «Счета-фактуры на аванс». Открывается форма обработки, с помощью которой можно провести данное действие. Здесь проставляем период, за который нужно зарегистрировать счета-фактуры и нажимаем клавишу «Заполнить». Программа самостоятельно находит авансовые поступления и заполняет ими табличную часть:

В нижней части экрана находятся настройки этой обработки. Посмотрим, что они в себя включают.

Настройка «Нумерация счетов-фактур» - дает возможность выбора из двух вариантов:

Единая нумерация всех выданных счетов-фактур;

Отдельная нумерация счетов-фактур на аванс с префиксом А.

Дт62.01 - Кт90.01.1 – отражение задолженности;

Дт90.03 - Кт68.02 - начислен НДС.

Регистрировать счета-фактуры всегда при получении аванса;

Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные в течении 5 календарных дней;

Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца месяца;

Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца налогового периода;

Не регистрировать счета-фактуры на авансы (г.13 ст.167 НК РФ).

По умолчанию установлен первый вариант. Это означает, что на все полученные авансы будет выписан счет-фактура.

После установки необходимых настроек нажимаем «Выполнить». Произойдет формирование счетов-фактур на аванс по отображенным поступлениям. Отсюда можно перейти в сформированный счет-фактуру и проверить правильность заполнения. Так же можно зайти в общий список документов этого вида. Для этого нужно нажать на ссылку внизу экрана «Открыть список счетов-фактур на аванс». Созданный счет-фактура будет отображаться с префиксом «А», номер «А1»:

В общем журнале «Счета-фактуры выданные» можно будет легко их отличить от других:

Если необходимо распечатать сразу несколько документов, с зажатой клавишей «Ctrl » выделяете нужные документы и отправляете на печать.

Расчет НДС с авансов, полученных от покупателей в счет предстоящих поставок, очень часто вызывает вопросы у начинающих бухгалтеров и не только. В этой статье я хотела бы разложить по полочкам (и расписать по проводкам) данный процесс на одном конкретном примере в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8. Рассмотрим вариант, при котором организация получает аванс от покупателя, исчисляет НДС с данного аванса, а затем осуществляет отгрузку товара в счет полученной предоплаты.

Факт получения аванса отражается документом "Поступление на расчетный счет", расположенным в меню "Банк и касса" - "Банковские выписки". Обязательно проверяем корректность указания ставки НДС в документе, особенно, в том случае, если банковские выписки загружаются в 1С из сторонних программ.

При проведении документа формируются движения по счетам 51 и 62.02.

На основании документа "Поступление на расчетный счет" мы можем создать счет-фактуру на аванс. Для этого необходимо воспользоваться соответствующей кнопкой на верхней панели документа.

Документ заполняется автоматически, нам нужно только проверить корректность данных.

Затем проводим документ и смотрим движения по счетам. В данном случае формируется проводка Дт 76.АВ Кт 68.02, т.е. сумма НДС с полученного аванса исчисляется к уплате. А также документ делает движения по другим регистрам подсистемы учета НДС в 1С: Бухгалтерии, которые необходимы для корректного заполнения декларации.

Так как выписывать счета-фактуры на каждый аванс вручную очень трудоемко, в программе предусмотрен механизм групповой регистрации счетов-фактур на аванс. О том, как с ним работать, а также о необходимых настройках учетной политики, я рассказывала в своем видео Регистрация счетов-фактур на аванс в 1С: Бухгалтерии 8 - ВИДЕО

Затем отражаем факт отгрузки товара, которая в нашем случае происходит на неделю позже оплаты. Для этого заходим в раздел "Продажи" и создаем документ "Реализация (акты, накладные)".

Обязательно проверяем корректность указания счетов расчетов (в нашем случае это счета 62.01 и 62.02, как и в документе "Поступление на расчетный счет") и ставки НДС. Затем нажимаем на кнопку "Выписать счет-фактуру" в нижней части документа.

При проведении документа происходит зачет аванса (Дт 62.02 Кт 62.01) и начисление НДС с отгрузки (Дт 90.03 К 68.02). Также формируются движения по регистру "НДС продажи".

Как мы можем заметить, НДС в сумме 15 254,24 руб. был начислен в нашем случае дважды (сделаны проводки по кредиту счета 68.02):

1. при регистрации счета-фактуры на аванс - проводка Дт 76.АВ Кт 68.02

2. при отгрузке товара - проводка Дт 90.03 Кт 68.02

Соответственно, чтобы сумма налога к уплате не была завышена, нам нужно сделать еще одну операцию - предъявить к вычету сумму НДС с зачтенного аванса. Выполняется данная операция в ходе регламентных процедур по НДС в конце налогового периода, используется документ "Формирование записей книги покупок". Найти его можно в меню "Операции", пункты "Помощник по учету НДС" или "Регламентные операции НДС". Подробно о том, как работать с данным документом я рассказывала в своем видеоуроке Документ "Формирование записей книги покупок" в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 - ВИДЕО
Создаем новый документ, нажимаем кнопку "Заполнить документ" и переходим на вкладку "Полученные авансы".

Необходимая запись попадает в документ автоматически с событием "Зачет аванса". Проводим документ и видим, что наша сумма НДС проходит по дебету счета 68.02, уменьшая общую величину НДС к уплате, и по кредиту 76.АВ, закрывая расчеты по данному контрагенту. Также формируются движения по регистру "НДС покупки", благодаря чему данная сумма попадает в декларацию по НДС.

Конечно, рассказать обо всех нюансах расчета НДС с авансов в одной статье невозможно, поэтому, если у вас есть желание полноценно освоить эту и другие темы, связанные с расчетом НДС, я советую Вам наш видеокурс "НДС: от понятия до декларации"! Делимся практическим опытом и помогаем навести порядок в Вашей базе. Курс построен по схеме "теория + практика в 1С". Подробная информация о курсе доступна по ссылке НДС: от понятия до декларации.

Согласно ст.169 Налоговому Кодексу РФ организации-плательщики НДС должны выставлять счета-фактуры на каждый полученный аванс от покупателя и начислять НДС. Если в фирму поступила предварительная плата от покупателя, в счет предстоящей поставки продукции, надо оформить счет-фактуру на аванс и один экземпляр отдать покупателю.

В 1С 8.3 предусмотрен функционал создания, регистрации и учета таких счетов для всех перечисленных вариантов. Посмотрим, какие есть способы получения аванса и создания счетов-фактур на аванс, на примере конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0.

Особенности регистрации в 1С Бухгалтерия предприятия 3.0

Регистрация фактур может отличаться в зависимости от способа получения аванса – наличными или через расчетный счет, а также от способа создания счетов-фактур – вручную или автоматически.

Эти особенности можно отразить в настройках учетной политики, куда мы попадем через «Главное–Настройки–Учетная политика–Настройка налогов и отчетов–НДС».

Рисунок 1. Установки УП

Рисунок 2. Установки налогов и отчетов

Рисунок 3. Установка параметров НДС

В навигации по налогу НДС есть возможность установить «Порядок регистрации счетов-фактур на аванс», что задаст способ регистрации наших документов (в нашем случае оставляем предустановленный – «…всегда при получении аванса»). Указанным способом можно создавать документы по всем пришедшим суммам, кроме авансов, зачтенных в день прихода. Если продукция отгружена в день получения средств на банковский счет или в кассу, то интересующий нас документ не создается.

Посмотрим, в каком порядке поступают авансовые платежи на примере. Покупатель перечислил на счет 150 000 ру. в счет будущей поставки товара. Необходимо отразить получение денег через «Поступление на р/с» путем «Банк и касса-Банковские выписки». Оформляем поступление ДС от контрагента-покупателя.

Рисунок 4. Выписки

Рисунок 5. Создание через «Поступление на р/с»

Рисунок 6. Движения документа

Сформировалась проводка, отразившая поступившую сумму ДС по Д-ту 51 сч. и К-ту 62.02 сч.

Одновременно, покупатель внес 50 000 рублей наличным платежом. В «Банк и Касса-Кассовые документы» создаем «Поступление наличных».

Рисунок 7. Счет-фактура по наличным

Рисунок 8. Движения по наличным

Документ создал проводку и отразил поступившую сумму ДС по Дту 50 сч. и Кту 62.02 сч.

Рассмотрим создание счетов-фактур вручную, прямо из документов Поступление на р/с и Поступление наличных. Заходим в «Создать на основании Счет-фактура выданный». При этом появится новый документ, выданный на аванс. Проверяем заполнение и проводим документ.

Создание указанным способом в основном используют, в случаях небольшого объема документов или если за счет-фактуру отвечает специалист по учету ДС.

Рисунок 9. Создание через «Счет-фактура выданный на аванс»

Рисунок 10. Движения документа на аванс

Сформированные счета заполнятся автоматом. Перед тем как провести, необходимо проверить, верные ли реквизиты, а также содержание табличной части. После проведения создадутся проводки и отразят начисление НДС в регистрах Журнал учета счетов-фактур и НДС Продажи.

Создание счетов-фактур автоматом

Когда требуется сформировать большое количество счетов-фактур, можно применить обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс», которая позволяет автоматизировать их формирование. С помощью нее регистрация может выполняться за указанный период.

В разделе «Банк и касса-Регистрация счетов-фактур» находим журнал регистрации «Счетов-фактур» в 1С. Открываем форму обработки, с помощью которой можно провести данную операцию. Здесь указываем период, за который нужно зарегистрировать счет-фактуру, и нажимаем «Заполнить». Система самостоятельно находит авансовые поступления и заполняет ими табличную часть:

Рисунок 11. Автоматическое создание документов

Рисунок 12. Регистрация

Обработка заполнится записями из ранее проведенных документов поступлений денежных средств. Также предусмотрена возможность нумерации. С помощью кнопки «Выполнить» формируем и проводим счета-фактуры.

Рисунок 13. Просмотр журнала выданных счетов-фактур

Из этой же формы обработки открываем перечень счетов-фактур на аванс. Проверяем созданные счета фактуры.

Рисунок 14. Книга продаж

Рисунок 15. Карточка счета 62.02

Сформированные документы, как и при ручном создании, создадут проводки по начислению НДС и будут отражены в регистрах «Журнал учета счетов-фактур» и «НДС Продажи».

Когда организация получает предоплату, она должна провести оформление счета и занести информацию в книгу продаж . Если она этого не сделает, то Налоговая инспекция наложит на нее штрафные санкции в размере от 10000 до 40000 руб .

Счет-фактура (СФ) – это разновидность документа , который клиент может предоставить для вычета входящего НДС. Предприятие, занимающееся продажей товара, обязано сформировать такой документ, как фактура и отправить контрагенту при фактической отгрузке или при оплате продукции. Кроме отличий в правилах их составления имеются и различия в содержащейся информации.

Для определения базы, облагаемой НДС, учитываются все доходы налогоплательщика , полученные в денежном или натуральном виде.

Моментом для начисления налога становится дата наиболее раннего события:

Момент реализации, отгрузки товара или дата оказания услуг, прописанных в соответствующем соглашении.
День частичного или полного погашения суммы платежа за товары или услуги, оговоренных в договоре. Поэтому в случае поступления средств, продавец обязан рассчитать сумму налога и его базы из расчета ставки 18/118 или 10/110 – это зависит от ставки, по которой реализуется продукция.

Существует три вида счет-фактур :

Документ, требования к которому регламентированы в НК РФ – «отгрузочные» , такие неофициальное название они получили. Оформляются при фактическом сбыте товара, оказании услуг или при переходе имущества в собственность клиента.
Авансовые счет-фактуры (АСФ) – составляются при поступлении предоплаты или авансового платежа. Формируются в соответствии с требованиями законодательства, которые прописаны в НК РФ.
Акт корректировки – это , которую составляют в случае снижения стоимости товара или его объема. Она предназначена для уточнения измененных данных. Введена в законодательство как юридическая категория в соответствии с законом №245-ФЗ НК РФ от 19.07.2011.

Авансовый и отгрузочный документ имеют одинаковую юридическую силу. Они оба обязательны для заполнения.

Критерии отличий счета-фактуры авансового типа от отгрузочного:

Период формирования и заполнения . АСФ составляется при поступлении предоплаты, а отгрузочный – по факту продажи товара или оказанию услуги.
Степень заполнения информации в бланке – по объективным причинам в фактуре первого типа может быть неосуществимо заполнение всех строк документа – это учтено в законодательстве и содержится в регламентах НК РФ.

Сроки передачи

В соответствии с законами РФ авансовая счет-фактура должна быть передана покупателю в течение 5 календарных дней с момента получения средств, перечисленных в счет предоплаты.

Если последний день выпадает на праздничный или выходной день, то нормативный акт подлежит формированию не позднее рабочего дня следующего за таким днем.

Она оформляется в двух равноценных экземплярах : первый предназначен для покупателя, второй подлежит хранению в фирме, а также обязательной регистрации в книге продаж.

Несмотря на то, что в законодательстве не прописан механизм несения ответственности за его не соблюдение, в случаях, если продавец не выдал АСФ, клиент имеет право востребовать документ в судебном порядке.

Оформление счета-фактуры

Информация и реквизитные данные, обязательные для заполнения документа АСФ:

присвоенный порядковый номер и дата выставления счета – строка 1;
полное наименование сторон процесса купли-продажи в соответствии с заключенным ранее договором, а также ИНН и КПП организаций-сторон сделки – стр. 2 и 6;
реквизитные сведения, указанные в платежном документе – стр. 5;
название валюты, которая используется для расчетов между фирмами – стр. 7;
развернутое название продукции или услуг – графа 1;
сумма авансового или предоплаченного платежа – гр. 9;
сумма начисленного взноса по налогу НДС – гр. 8.

При частичной оплате составление происходит также. В 5 строке отражаются данные каждого платежного документа. В тех случаях, когда проводилась оплата в безденежной форме – путем бартера или взаимным расчетом, тогда в 5 строке ставится прочерк. Третья и четвертая строка (грузоотправитель и грузополучатель), а также графы с 2 по 6, 10 и 11 – не должны заполняться.

Нюансы при заполнении АСФ

Министерство финансов высказывает мнение о том, что вносить данные по счет-фактурам авансовых платежей и отгрузочных следует в единый перечень . Такой подход вполне логичен и обоснован ввиду одинакового предназначения выписки этих документов – вычета по взносам НДС.

Если предоплата на счет организации-продавца поступила раньше, чем был оформлен договор, то в графе 1 АСФ проставляется общее название продукции, а не конкретизированное.

При обобщенном указании товара, ставка НДС рассчитывается – 18/118, а если оформление происходит по договору, то в зависимости от выбранного способа – 18/118 или 10/110, в прямой зависимости от товарной позиции.

Лица, уполномоченные производить контроль и составление документов и их оборот, могут делать пометки на счет-фактурах, если это целесообразно – в таких случаях они не будут признаны недействительными.

АСФ обязаны заверить подписью руководитель предприятия и главный бухгалтер, либо в их отсутствие уполномоченные сотрудники с правом подписи. ИП или замещающее его лицо, обязан заверить документ подписью, и обозначить сведения о свидетельстве государственной регистрации. Аналогичные правила распространяются на все виды счет-фактур.

Общие сведения об особенностях заполнения АСФ:

Формирование единого реестра номеров СФ.
В случае поступления аванса на счет фирмы-продавца, то НДС начисляется по максимально возможной ставке, а в поле наименование товара указывается его общее название.
В документе можно делать дополнительные, актуальные примечания.
Утверждение АСФ проводится главой компании и главным бухгалтером.

При оформлении в графе 1 указывается полное наименование товара, оно в обязательном порядке должно совпадать с выписанной спецификацией.

Если предоплата производится по товарам с разной налоговой ставкой, то их нужно выделить в счете на разных позициях или в таком случае выписывается документ с общим названием товара, в котором обозначается максимальная ставка по НДС.

Даже если поставки будут совершаться в разные даты, данные в АСФ не нужно разделять по разным позициям.

Если АСФ выписывается в условиях регулярных и постоянных поставок, то она составляется в конце расчетного периода и прописывается на сумму полученных платежей за минусом оказанных услуг. Если отгрузка происходит в период, не превышающий 5 дней с момента оплаты, то счет-фактура оформляется на реализацию .

При осуществлении авансового платежа и отгрузки товара в одном и том же квартале, при составлении декларации в налоговую инспекцию необходимо отобразить следующие сведения :

Облагаемую налоговую базу – на сумму средств предоплаты и на стоимость реализованного товара.
Размер начисленного взноса по НДС с полученных средств денежного и натурального характера (один раз).

Если часть денег нужно вернуть покупателю, то при выписке АСФ продавец должен вычесть отчисленный НДС и произвести все необходимые БУ корректировки. На возвращаемые средства СЧ не выписывают. Однако для обоснования действий в книге покупок делается пометка «Возврат» с указанием реквизитов. Срок для регистрации ограничивается 1 годом.

Если сумма, уплаченная в счет авансового платежа или предоплаты, превышает стоимость услуг или товаров по новым условиям, то образовавшиеся излишки стоит учесть в счет будущих поставок или вернуть клиенту.

В книге продаж заполняются все графы за исключением 14, 16, а также 19. К вычету в момент оплаты можно предъявить полную сумму начисленного НДС, если был полностью покрыт авансовый платеж, и частичную, если покрыта предоплата. При отправке товаров информация о счете фиксируется в книге продаж .

Если она производится не одной партией, то составляется равное количество АСФ. При оформлении книги покупок, информация в графе 15 должна совпадать с данными пункта 9, не принимая во внимание сумму, на которую была отгружена продукция.

Графа 7 в этой книге записывается в случаях:

При ввозе импортного товара. Налог по нему удерживается на таможне.
Покрываются расходы по командировочной поездке.
В случае возращения неотработанного аванса.

Реквизиты платежного документа не нужно вносить в эту графу.

Покупатель после получения АСФ может произвести налоговый вычет НДС. Информация о поступившем документе фиксируется в книге покупок . Для предотвращения двойного уменьшения базы, нужно полностью восстановить сумму вычета, если сумма приобретённых товаров равна сумме предоплаты и частично, если они оплачены не в полном объеме.

Для восстановления полного НДС необходимо отобразить счет в книге продаж по тем же правилам, что и при отгрузке. Однако кодом операции следует указать 21. Цена, прописанная в книге в графе 13б, должна совпадать с п.9 АСФ.

Авансовая счет-фактура не оформляется в счет предстоящих поставок продукции или услуг, у которых производственный процесс длится дольше 6 месяцев, стоимость облагается налогом с нулевой ставкой, и если они освобождены от налогообложения.

Предварительная оплата

Предоплата бывает нескольких видов :

Полная , при этом происходит полное погашение суммы ожидаемой поставки товара или оказания услуг.
Частичная – проплачивается определенная часть или оговоренная сумма от общей стоимости продукции, до отгрузки ее покупателю.
Револьверная – действует в отношении регулярных поставок при длительном взаимодействии.

Предоплата – это платеж, осуществляемый в счет продукции, доставка которой проводится в определенный временной промежуток. Процесс производства не зависит от него, в отличие от авансового расчета – это и лежит в основе их различий .

Образец заполнения счета-фактуры на аванс в 1С представлен ниже.

При получении аванса организацией-плательщиком НДС предприятие должно выставить счет-фактуру на эту сумму. Для автоматизации регистрации счетов фактур на аванс в 1С 8.3 (как и в 8.2) Бухгалтерии предусмотрена специальная одноименная обработка. Она позволяет сделать с помощью нажатия нескольких клавиш нужные документы.

Рассмотрим, как это реализовано в программе .

Данную инструкцию также же можно использовать для регистрации счета-фактуры на аванс в 1С 8.2. Механизм в этих программах аналогичен.

Предположим, что клиент перечислил на счет нашей организации 100 рублей в счет будущих накладных. Отразим эту операцию с помощью документа « с»:

Если мы посмотрим проводки, то увидим, что вся сумма попала на счет авансов 62.02:

Создание счет-фактуры на аванс, полученный в 1С

Существует два способа создания авансовых счет-фактур — ручной и автоматический. Рассмотрим их подробнее.

Ручной способ

Чтобы зарегистрировать документ в ручном режиме, достаточно выбрать пункт «Создать на основании» — «Счет-фактура выданный» в документе на аванс:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Откроется форма счета-фактуры:

После чего достаточно будет только проверить её и нажать на кнопку «Провести», чтобы отразить движение в системе.

Автоматический способ

Если в течение периода авансовых платежей много, не всегда удобно создавать их по одному. Для этого в системе 1С 8.3 есть обработка, которая регистрирует счета-фактуры в автоматическом режиме. Она расположена в меню «Банк и касса» — «Счета фактуры на аванс»:

Откроется форма обработки, в которой необходимо указать период, за которой необходимо формировать документы и организацию:

После этого достаточно нажать кнопку «Заполнить»: