Гарантийное письмо о выплате денежных средств образец. Получение гарантийного письма об оплате задолженности

Гарантийное письмо является одним из документов деловой переписки между партнерами. Таким документом одна сторона по договору дает гарантию на исполнение определенных действий (оплата, выполнение работ) перед другой.

В законе отсутствуют нормы, на которые необходимо ориентироваться при составлении текста письма. Однако, в условиях деловой переписки, сформированы устоявшиеся правила при написании гарантийного письма.

В деловой корреспонденции полученные письма фиксируются секретарем, обязательно проставляется входящий номер для документа.

Предназначение

Основное назначение письма состоит в заверении своего делового партнера в том, что работа, указанная в договоре подряда будет непременно выполнена. Часто в тексте письма указываются конкретные сроки исполнения работ.

Ситуации, когда необходимо его составление

Гарантийное письмо может составляться как отдельно, так и в ответ на письмо-претензию со стороны заказчика. Такое письмо представляется второй стороне, если есть необходимость подтвердить свои намерения относительно выполнения работ по контракту. Подрядчик этим письмом может также указать конкретные сроки окончания исполнения работ или услуг, если они просрочены. Стоит сказать, что получение Заказчиком письма не обязывает принять условия, изложенные Подрядчиком или Исполнителем.

Гарантийное письмо не является двусторонним документом в отличие от дополнительного соглашения к договору или контракту, подписываемого сторонами. Однако в судебной практике в разрешении споров существуют дела, в которых информация, содержащаяся в этом документе, учитывается при вынесении решений.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Порядок составления данного письма

Требования

Гарантийное письмо оформляется на листе формата А4, как правило, на одном. Этот документ может быть написан на фирменном бланке организации или при его отсутствии обычном листе, заверенном печатью организации.

Этот документ имеет одну структуру. В зависимости от конкретной ситуации изменяется лишь текст письма.
Письмо о гарантиях на исполнение работ помимо подписи руководителя компании подразумевает подпись ответственного лица (заместителя директора, прораба и т.д). Стиль написания - сугубо деловой, не должен содержать лирических отступлений.

В тексте письма используются следующие обороты :

ООО «ХХХ» гарантирует выполнение…;
«Настоящим письмом гарантируем…»;
«Настоящим письмом ООО«ХХХ» гарантирует…».

Гарантийное письмо состоит из:

Шапки документа, в котором содержатся реквизиты компании-отправителя, исходящий номер, адресат).
Текст –гарантия.
Заключительная часть с подписями ответственных лиц.

Обязательные пункты

Гарантийное письмо направляется стороне на фирменном бланке организации.

При этом оно должно включать :

Реквизиты компании, дату и исходящий номер.
Получатель письма. Здесь может указываться как непосредственно лицо, которому оно адресуется (руководитель), так и компания-получатель (юридическое лицо).
Сам текст письма с указанием сроков выполнения работы или графика.
Автор в обязательном порядке указывает должность и свои данные (фамилия, инициалы), ставится подпись.
Печать.

Приложения

Как правило, гарантийные письма направляются без приложений. Но при необходимости в приложении можно указать график проведения работ с указанием срока сдачи по каждому объекту или этапу.

О необходимости составления гарантийного письма и акта сверки рассказано в следующем видеоматериале:

Особенности составления некоторых видов

Выполнение строительных работ

При выполнении строительных работ по контракту Подрядчик может гарантийным письмом гарантировать соответствие проводимых работ на объекте нормам Госта или СНИП. Такое письмо показывает добросовестность подрядчика.

Выполнение работ подрядчиком

При выполнении работ подрядчиком в гарантийном письме может указываться срок выполнения работ по договору: « Настоящим письмом ООО «Строймонтажинвест»гарантирует выполнение работ по договору № от 01.01.2015 года в срок до 31.06.2015 года.

Смещение сроков

В случае нарушения сроков сдачи объекта или выполнения ремонтных работ подрядчик вправе направить заказчику гарантийное письмо о выполнении работ. В нем он может указать сроки , в течении которых планируется сдача объекта, указать причины задержки исполнения договоренностей по контракту.
Таким образом, письмо в первую очередь составляется для подтверждения намерений подрядчика или обоснования задержки сроков и указания окончания действий своих обязательств по договору.

Назначение гарантийных писем – предоставление адресатам письменных гарантий. В них подтверждаются оговоренные условия или обещания, намерения или действия отправителя, связанные с интересами адресата.

Письма могут быть адресованы физическому лицу или организации. Они являются документом, содержащим гарантии, даже если в тексте не присутствует само слово «гарантия». Такие письма могут подтверждать сроки выполнения работ, оплату выполненной работы или полученной продукции, качество поставляемого товара или выполнения работ, сроки поставок и прочее. Такие оговорки необходимы в тех случаях, когда одна сторона не уверена в выполнении договоренности.

Данные пункты составляют содержание письма либо являются его составляющей. Гарантийное письмо носит юридический характер и по статусу соответствует документам договорного характера (дополнительному соглашению, договору и т.д.).

Зачастую письма предоставляют для подтверждения совершенной оплаты. Здесь указывают ссылку на номер счета или договора, на основании которых должна была быть произведена оплата. Помимо этого, письма служат документом для третьих лиц и принимаются банком как обеспечение кредита (подтверждают факт получения адресатом необходимой суммы для его погашения).

К примеру, при регистрации юридических лиц на предоставление юридического адреса достаточно гарантийного письма, так как невозможно заключить договор аренды офиса.

Документ отличается точностью, ясностью и однозначностью формулировок, так как в нем повествуется о предоставлении гарантий по поручению или от имени должностного лица или организации. В нем указывают вид операции или полную процедуру, которую будут проводить.

Письма начинают с изложения сути гарантий, предоставляемых адресату, например:

Настоящим письмом гарантируем……

В других случаях они содержат изложение причин, по которые автор заявляет о готовности предоставить адресату определенные гарантии. Здесь заявление содержится в заключительной части, к примеру:

Полную и своевременную оплату гарантируем

Характерная черта документа – наряду с подписью директора (автора) стоит подпись должностного лица, ответственного за ведение финансовых и иных денежных вопросов. При направлении письма в качестве обязательства оплаты за оказанную услугу, покупку и т.д. в тексте указывают банковские реквизиты предприятия-плательщика.

Характерные фразы письма:

Гарантируем…
Настоящим гарантируем…
Компания «Название» гарантирует…
Оплату в срок …. гарантируем… и т.д.

Гарантийные письма оформляются по общим правилам составления .

(Размер: 27,5 KiB | Скачиваний: 61 928)

Считается, что гарантийное письмо оформляется только заказчиком (покупателем) и содержит в себе гарантии погашения задолженности. Но на практике этот документ составляется и подрядчиком (поставщиком), неся в себе, например, просьбу о внесении клиентом предоплаты, и т.п.

Однако независимо от того, кто оформляет гарантийное письмо, требования к его составлению необходимо соблюдать строго, – и тогда документ сможет сыграть существенную роль в деловых отношениях.

Гарантийное письмо на оплату — что это такое

Этот вид письма относится к деловым документам. Как правило, в нем выражаются общения одной стороны сделки или договора другой стороне об осуществлении платежа в пользу получателя письма (т.е. адресата) при определенных условиях. В частности, в качестве обещания может выступить:

погашение накопившейся задолженности до определенной даты;
просьба отсрочки платежа, если договор предусматривает предоплату, а в отношении заказчика уже выполнены работы или поставлен товар;
гарантия оплаты будущей поставки продукции до конкретного срока, если договором установлена предоплата или короткие сроки погашения задолженности по данной поставке;
просьба о внесении платежа заказчиком заранее и одновременно гарантия выполнения обязательства в отношении него до указанного в договоре срока, и многое иное.

Несмотря на то, что гарантийное письмо считается документом, не все юристы согласны с наличием у данного документа юридической силы. Фактически, это письмо – подтверждение того обязательства, которое и так определено в договоре и которое одна из сторон сделки готова выполнить, но просит изменить отдельные договорные условия. И адресат гарантийного письма вправе принять это предложение или отказаться от него.

Имеет ли оно юридическую силу

Стоит сразу отметить: законодательство не регулирует ни порядок написания гарантийного письма, ни его содержание, ни правила применения, поскольку у такого документа нет правовой природы. Именно поэтому очень часто составители этих писем легко раздают обещания, не задумываясь к чему способно привести нарушение данных гарантий. И дело не только в утрате доверия и в разрушении партнерских отношений, а в том, какую роль данное письмо играет в судебных решениях, в частности:

поставщик, оформляя гарантийное письмо, придает ему форму официальной оферты (т.е. предложения потенциальной поставки при определенных условиях), в которой содержатся установленные гражданским законодательством условия, присущие договору. И, если только потребитель ответил на эту оферту согласием, облачив его в письменную форму, то оба документа следует рассматривать в виде доказательства принятия обеими сторонами на себя договорных обязательств. В итоге письма получают юридическую силу. И в случае невыполнения обязательств, оба эти документа будут участвовать в судебном решении, как подтверждение наличия официального соглашения. Т.е. если потребитель внес предоплату на основании такого письма, а подрядчик не исполнил своих обязательств, данное письмо станет защитой для потребителя в суде. Но главное в этой ситуации – содержание гарантийного письма-оферты, в котором должны присутствовать все значимые условия, которые присущи договору;
кредитор имеет право подать в суд на должника в течение трех лет. Этот срок называется сроком исковой давности. Однако он может быть прерван, если кредитор в течение этих 3-х лет получает от должника признание своего долга в письменном виде, в том числе в виде гарантийного письма. С момента получения указанного документа начинается отсчет нового срока исковой давности. Об этом свидетельствует Постановление Пленума ВС РФ от 12.11.01г.
если в договоре предусмотрена возможность, например, переносить конечные сроки обязательств заказчика (покупателя) путем направления им гарантийных писем, то такое письмо при условии, что оно датировано позже заключения самого договора, способно внести поправки в отношения между исполнителем и заказчиком. В противном случае, если такого положения в договоре не утверждено, будут продолжать действовать лишь те условия, какие напрямую в нем прописаны. И тогда заказчик может писать гарантийные письма сколько угодно, но договорные обязательства ему придется исполнить точно в срок, если, конечно, исполнитель не даст свое добро на продление срока оплаты и т.д.

Однако в целом, считается, что гарантийные письма все-таки юридической силы не имеют и представляют собой только уведомление одной стороны о своих намерениях и обещаниях в отношении другого участника сделки.

В каких случаях оформляется

Если гарантийное письмо не имеет юридической силы, зачем тогда его составлять? Прежде всего, это письмо – элемент деловых отношений. И, если компания дорожит своей репутацией и не стремится разрушить отношения с партнером по сделке, гарантийное письмо считается необходимым условием для продолжения сотрудничества. Кроме того, гарантийное письмо на оплату служит, в частности:

в качестве подтверждения о стремлении досудебного урегулирования возникших проблем;
в качестве оферты, оформляемой еще до заключения самого договора и содержащей предложение заключения сделки, в том числе и о внесении предоплаты за выполнение работ, услуг или за поставку товаров;
в качестве уведомления о сохранении договорных отношений, но с внесением на данном этапе в эти отношения некоторых поправок из-за сложного финансового положения, и т.п. Причем, эти изменения носят временный характер и распространяют свое действие только на те операции и сроки, которые указаны в письме, и т.д.

Правила оформления

Несмотря на то, что у этого письма не существует строгой, нормативно утвержденной формы, есть ряд требований к его составлению, которые необходимо соблюдать:

письмо пишется деловым языком, без длинных фраз непонятного содержания;
весь текст должен быть четко сформулирован и содержать ссылки на пункты договора, которые необходимо изменить в данный момент, или на иные документы;
составляется документ только на бланке компании (если письмо оформляет );
письмо обязательно скрепляется печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера фирмы (если письмо пишет предприниматель, при отсутствии у него печати рекомендуется нотариально заверить его подпись);
не допускаются орфографические и стилистические ошибки;
в письме должно содержатся обещание или гарантия, которые касаются интересов адресата.

Помимо этих общих правил есть еще ряд требований, которые предъявляются уже непосредственно к структуре самого письма:

в правом верхнем углу письма проставляется наименование адресата. Обычно указывается название фирмы, ее правовая форма, должность ее руководителя и его имя: «ООО «Фирма», директору Петровой Ю.В.». К этому можно еще добавить адрес фирмы и ее ИНН. Если письмо адресуется предпринимателю, то пишется «Индивидуальному предпринимателю Алексееву С.К.»;
в левом верхнем углу письма указываются полные реквизиты отправителя письма, а также порядковый номер документа, который ему присваивается при регистрации исходящей документации, и дата его составления. Если письмо пишет обычное физическое лицо, то порядковый номер им не ставится, а дата оформления указывается в самом конце документа и рядом с подписью;
далее указывается называние документа «Гарантийное письмо», которое пишется посредине;
затем идет содержание письма, которое может начинаться со слов «Гарантируем оплату», «Просим произвести предоплату», «Просим осуществить поставку», и т.д. Стоит отметить, что в содержании письма должны быть ссылки на пункты договора или на иные документы, которых касается оформляемая гарантия. Например, «Просим Вас поставить товар согласно заявке №1604 от 15.04.2016. Оплату гарантируем произвести до 20.05.2016»;
после текста письма ставится подпись руководителя компании (или предпринимателя) и ее главного бухгалтера, а также печать фирмы. Причем, оттиск печати должен быть читаемым.

Составляется письмо в том количестве, которое соответствует количеству участников сделки. Но обычно в 2-х экземплярах. Отправляется документ:

либо через обычную почту с уведомлением и описью;
через курьера с отметкой о принятии документа адресатом;
либо по электронной почте, где документ подписывается простой электронной подписью и имеет юридическую силу. Нужно только отправить отсканированный документ с синей печатью.

Отправлять по факсу гарантийное письмо не следует, если только оно не будет продублировано одним из вышеуказанных способов. Тогда это даст уверенность, что письмо попало адресату.

Выводы

Гарантийное письмо на оплату – обязательная часть деловых отношений, несмотря на то, что этот документ не имеет юридической силы. Однако в отдельных случаях его наличие все-таки играет серьезную правовую роль. Например, оно позволяет продлить срок исковой давности в отношении задолженности, выступает в качестве доказательства договорных отношений, используется в качестве досудебного решения вопроса, и т.д. Нужно только очень аккуратно относиться к его составлению.

Прежде всего следует знать, что гарантийное письмо - это особое деловое некоммерческое письмо, которое содержит в себе гарантию, другими словами подтверждение выполнения каких-либо действий, оплаты или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за выполненные работы, поставленную продукцию, оказанные услуги, гарантию качества и другое. Можно с уверенностью сказать, что гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо часто отправляется после получения претензии и является одним из способов урегулировать спорный вопрос.

Как написать гарантийное письмо

Бланк гарантийного письма должне содержать следующие реквизиты:
номер и дата исходящего документа;
кому направлено гарантийное письмо (адресат) - название организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано. Обычно гарантийное письмо составляется на имя руководителя компании;
наименование документа - заголовок «Гарантийное письмо» писать необязательно, можно просто указать тему письма;
текст письма - здесь указывают, какие обязательства, в каком объеме и в какие сроки организация обязуется исполнить. Текст гарантийного письма может содержать следующие формулировки:
- Гарантируем...
- Настоящим письмом гарантируем...
- Компания "Х" гарантирует...
- Своевременную и полную оплату гарантируем...
- Настоящим гарантируем...
Также в тексте письма адресант указывает свои банковские реквизиты, может разместить ссылку на договор, в гарантийном письме на оплату - прописать размер штрафа при нарушении обязательств;
подпись - должность, подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) составителя гарантийного письма.

Примерный образец гарантийного письма по оплате государственной организацией

Директору Общества с ограниченной ответственностью

"Крыша и стена ремонт"

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Донецкий профессиональный лицей является государственным учебным заведением, финансируемым за счет бюджетных средств, согласно, утвержденной смете. Расходы по оплате услуг электроснабжения на 2014 год предусмотрены и утверждены в полном объеме.

В связи с задержкой поступления бюджетных денежных средств в ноябре 2014 года образовалась вынужденная задолженность.

Настоящим письмом гарантируем оплату услуг электроснабжения и погашение образовавшейся задолженности в полном объеме за ноябрь и декабрь текущего года до 25 декабря 2014 года.

С уважением

Директор Л.Ю. Карапузова

Образец заполнения гарантийного письма по выполнению работ

Директору
ООО «Бутадиенстрой»
А.В. Требовательному

ООО "Ремонтбуд", ЭДРПОУ 222233333, как исполнитель работ на объекте, расположенному по адресу: г. Дружковка, ул. Петроградская, 34, на основании Договора подряда № 35/2013 от 12 сентября 2013 года (далее - Договор), заключенного с ООО "Бутадиенстрой", настоящим письмом гарантирует завершение всех строительных работ, в соответствии со Спецификацией к Договору в срок до 20 декабря 2014 г.

Директор Задержин О.М.

Шаблон гарантийного письма

Образец гарантийного письма:

________________________________________________________

полное наименование предпринимателя или организации

«____» ________________ 2014 г.

Генеральному директору

ООО «Черемуха»

Сидорову Е.В.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Прошу Вас поставить партию продукции, согласно заявки (спецификации) № ____ от _______ .

Оплату гарантируем с расчетного счета № ________________________________________

(номер счёта)

в ____________________________________________________________________________

(полное наименование и адрес банка, в котором открыт счёт)

в срок до _____________________________________________________________________.

(указать прописью дату)

В случае неоплаты в установленный срок, данное гарантийное письмо следует рассматривать как подтверждение факта получения мной (нашей организацией), коммерческого кредита на сумму поставленной продукции и возможность начисления процентов за пользования чужими денежными средствами за всё время просрочки оплаты из расчета 1 % от суммы просроченных обязательств, за каждый день просрочки.

Руководитель

или предприниматель ______________________ ______________________

Ф.И.О. подпись

Главный бухгалтер ______________________ ______________________

Ф.И.О. подпись

Еще Вашему вниманию представляем видео о том, необходимо ли гарантийное письмо при подписании акта выполненных работ или приема передачи продукции.

Письмо-гарантия – что же это?

Гарантийное письмо об оплате (образец) — это в первую очередь документ, содержащий в себе гарантию реализации взятых на себя обязанностей одной стороной по отношению к другой. Такими обязательствами могут быть оказание каких-либо услуг, выполнение разного вида работ, оплата долга и так далее.

Самым распространённым видом гарантийного письма есть гарантийное письмо на оплату задолженности.

Правильно составленный документ – гарантия его выполнения

Для того, чтобы гарантийное письмо было составлено грамотно и корректно, стоит придерживаться следующих рекомендаций:

Соответствующий стиль написания – при написании письма нужно придерживаться делового стиля, ведь гарантийное письмо, в первую очередь, документ.
Целесообразность и краткость – не стоит писать слишком много, будет достаточно кратко и лаконично изложить необходимое.
Конкретика – исключите слова, несущие в себе неуверенность, стоит четко формулировать предложения, использовать такие слова, например, как гарантируем, обязуемся.
Определенность и ясность – текст гарантийного письма должен быть понятный и простой.
Недопустимы орфографические и пунктуационные ошибки в письме.

В гарантийных письмах от имени юридического лица всегда должны быть нужные реквизиты и подпись руководителя.

Обязательные реквизиты для юридического лица:

Наименование организации и его реквизиты
Необходимые контактные данные
Суть обращения в письме
Дата подписания
Печать организации, а также подпись ответственного лица

Реквизиты для физических лиц:

Паспортные данные и адрес проживания
Суть обращения в письме
Подпись

Оформление документа

Так как законодательством нет четко предусмотренной формы для написания гарантийного письма на оплату задолженности, подтверждение выполнения услуг и работ, о приеме на работу и других видов этого письма – написать его довольно просто.

При написании гарантийного письма стоит учесть лишь то, что, если письмо составляется от имени , оно должно составляться на бланке юридического лица и содержать необходимые реквизиты. От физического лица гарантийное письмо может быть написанное в произвольной письменной форме.

Образцы написания документов-гарантий

Гарантийное письмо об оплате задолженности (документ оформляется обязательно на бланке организации, должен быть подписан главным бухгалтером, а также руководителем, должна быть проставлена фирменная печать).